太平保险成功构建基于泛微协同办公OA平台

管理软件不单单是软件与技术的问题，很重要的从企业的组织机构与管理方法上去完善。泛微在太平保险协同办公OA平台解决方案中仔细考虑到如何改善企业的管理方法，建立一定的应用基础，保证太平保险公司的信息化顺利实施和达到预期的目标。

太平保险信息化需求

太平保险有限公司创立于1929年，1951年与15家保险公司合并重组为公私合营的太平保险公司，1956年，作为中国人民保险公司的全资海外子公司专营境外业务。2001年12月20日，经中国保险监督管理委员会批准，太平保险在中国境内全面恢复经营财产保险业务，成为由中国保险（控股）有限公司、中保国际控股有限公司及中国工商银行（亚洲）有限公司持股的全国性专业财产保险公司，总部设在深圳。公司现设深圳、广州、上海、北京等十九家分公司，基本形成全国性的机构布局。

其关键需求主要体现在：

1、配合公司“一级法人，授权经营”的管理模式，协同办公OA系统功能设计上既要保证整个系统的统一性，又要考虑各级组织的管理差异，在保证信息可以在组织内各层级纵向、横向快捷流转的前提下，实现多级授权的管理维护模式。

2、总、分公司有各自的主界面，并可以相互进入，系统应根据用户的偏好，提供个性化设置功能。同时对个人信息要提供自助管理功能。

3、协同办公OA系统完善的工作流引擎，可实现多种流向及操作控制，高度可配置，可以方便快捷的和办公自动化系统内的应用相关联。应用中所用到的各种表单格式可以快速定义和配置，提升办公效率。

4、通过协同办公将业务流程的处理也纳入其中，如：保单审核、理赔审批等，实现了高效、快速、准确的业务处理能力。

5、借助协同办公OA系统建立完善的信息发布及知识沉淀机制，可以实现知识信息不同的知识组织和共享方式。

6、通过协同办公OA系统的公文管理代替纸质公文的流转方式，实现各组织内公文流转的电子化，规范公司内公文管理的相关流程和制度，提高公文流转的效率和效果。

7、通过协同办公OA系统实现公司内部不同组织间公文交换的电子化，并达到公文流转的一体化即组织间公文往来要和内部公文流转流程相关联，提升组织间公文交换的实效性、安全性和可跟踪性。

8、对于公司文书档案，实现公文档案一体化管理，其管理的文书档案来自于公文管理和手工补录的文件，实现电子化标准的归档文件整理。

9、整个协同OA办公系统要实现和邮件系统、即时通讯系统、FAX系统的用户及应用集成，可以通过手机短信实现用户待办事宜的提醒及简单批复。

10、实现集团资产统一管理，并对采购实行流程化管理和预算管理。

构建协同办公（OA）平台

基于泛微协同管理平台（e-cology）的协同办公（OA）系统解决方案，通过七个关联模块搭建了虚拟化的企业组织，以人力资源为核心，工作流程为血脉带动整个系统数据传输、功能应用的协同运作，针对太平保险信息化发展战略和目前规划的目标，搭建出融合企业制度与文化的高效信息化办公系统，解决企业实际办公过程中出现的各种问题，提升公司整体办公效率。

具体实现方案：

1、系统权限分级管理

太平保险属于大型企业管理集团，“一级法人，授权经营”决定了太平保险对“集中管理、分散经营”管理模式的认同，所以也正使得公司的协同办公（OA）系统建设必须满足上述需求：采用分布-集中的架构是很好的方式，集团每一个下属单位都是很大的公司而且独立性也比较强，采用此种方式就需要让下属公司像管理好自己的业务一样能够自己管理好自己的系统，同时又可以减少对公司之间带宽的压力。对于多个系统之间的数据管理，主要集中在上级单位下发文件，系统能够自动识别和判断数据发送的目的系统，以及响应的数据查询处理权限。

2、访问统一及个性化

以信息门户的形式，提供给太平保险公司一个集成了企业内、外部的信息、资源和应用的“窗口”，使员工、客户和合作伙伴能够从单一的WEB渠道访问其所需的个性化信息，以及个性化的应用，从而实现企业信息的高度集成和业务的快速响应。它满足不同用户群的需求，用户群可以分级别、分权限，从任何地方、任何时间进入系统。并根据自己相关的应用和信息，将门户信息个性化定义，迅速获取和自身相关的信息并执行权限允许范围内的操作。

3、工作流程管理

泛微协同管理平台（e-cology）提供一个独立的工作流程引擎，实现工作流程与其他模块之间的协助和交流。作为一个单独的工具，可以与其他模块可以进行互动，为其它模块的信息载入和载出并保持不同功能块之间信息的协同。

通过工作流的方式将企业的整个管理工作全部带动起来，形成一个整体。

通过工作流的应用实现企业的无纸化办公，实现对外部分支机构的信息共享以及协同的工作。

4、知识管理

根据企业的业务不同，建立分类的企业知识库，形成企业的知识地图，将人员、流程和业务知识紧密集成在一起。知识库在文档分类、文档属性定义等方面有比较强的功能。

5、行政办公管理

结合e-cology的知识管理、人力资源管理、资产管理、工作流程管理、客户管理、财务管理、报表中心来实现太平保险公司的行政办公需求。所有在办公自动化中的收、发文、合同管理、预结算管理、采购管理、档案管理、日程管理、工作计划、工作总结、短消息管理、邮件管理、各类报表等都可通过e-cology的相应模块协同完成。

6、公文管理

作为现代办公的其本功能，为用户提供了较为完整的一套办公室常用的公文处理流转系统。行政办公按文档类别可分为收文管理、发文管理、档案管理、签报管理、用印管理和任务督办。因此太平保险公司的收发文、档案管理、公告等都归结到行政办公中。用户可在系统的工作流中进行公文的起草、流转、编辑、签发、登记、归档、等操作，从而实现太平保险公司办文的自动化。收文管理、发文管理和档案管理的协同运作，使企业实现文档的一体化管理。

7、预、结算及报销

e-cology系统预、结算及包销功能是以“财务管理模块（e-Financials）”为主线，协同“工作流模块（e-Workflow）”、“知识文档模块（e-Docuument）”、“人力资源模块（e-HRM）”提供下属和财务、审批人可查询借款及支付情况查询，实现财务预算的电子化审批。

8、邮件、短消息、即时通信以及传真系统的运用

邮件：协同管理平台（e-cology）运用所有遵循POP3/SMT协议的邮件服务器，与主流的Exchange、Lotus notes等结合在一起。直接可以在系统上收发邮件，不需要再次进行客户的端的安装，直接可以在系统上收发邮件。短消息、即时通信工具：短消息功能将邮件系统和e-cology系统的功能和应用扩展到员工以及客户的手机上，满足了广大用户对移动办公的需求。与传真系统集成，可以直接在协同办公OA系统上收、发传真。

9、资产管理

以e-cology的“资产管理（e-Logistics）”为主线，协同“工作流管理”“知识文档管理”“人力资源管理”来实现资源利用的管理，所有的借用、维修、各种申请都可以通过工作流的方式进行流转；通过知识管理功能，管理资源相关的原始资料，如：发票、采购合同、维修卡等；结合人力资源实现人员占用资产统计。

10、企业文化制度、人与组织的协同发展

企业文化的管理要关注人、规章制度两个方面的内容，泛微根据对“企业文化”需求的理解，主要采用e-cology的“知识文档模块”实现，与“工作流模块”和“人力资源模块”协同。

提升办公自动化水平

通过对泛微协同办公OA系统的成功实施运用，太平保险的办公自动化水平和操作规范得到了很大的提升，工作流程得到广泛应用，从行政事务处理、公文流转、业务审批，都实现了全公司电子化审批统一运作管理，大大提升了公司统一的监管能力和各职能部门及人员办事效率；公司知识管理成功推广，为公司人员整体素质的提升带来帮助，公司的各种知识文档资源在系统得到很好的有效管理，非常方便的实现了知识的积累、共享、利用、创新，为太平的发展和打造知识型企业注入新的活力；系统沟通协作的良好应用，使企业沟通交流、信息传达变得随顺畅；资产管理获得很好的管理，使公司资产透明化，能够让公司资产的使用为企业发挥最大效应。（lynn）

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