摆脱忽悠 企业如何做ERP需求自我分析

企业为什么要上ERP，陈启申说：应用ERP的关键在于能否解决企业的实际问题，企业不能为了上ERP而上ERP，企业必须明确自身面临的信息化需求，根据企业经营现状来有选择地实施ERP系统，而不是盲目地根据厂商提供的“ERP一二三”的方法来构建企业的信息化管理系统。

所谓的“ERP一二三”，是用友在2006年针对制造企业的信息化建设提出的概念，“ERP一”是指财务和进销存模块，“ERP二”是在“ERP一”的基础上增加物料清单、生产计划等模块，“ERP三”是在“ERP二”的基础上增加车间管理、成本管理、管理会计等模块，从而全面实施ERP系统。

陈启申指出，上ERP主要是为了解决传统手工管理模式背景下的企业管理问题。这并不是说“ERP一二三”是一个错误地指导企业实施信息化的思想体系，但由于制造业企业存在的问题千差万别，一个企业哪个方面有问题，就应该上相应的ERP模块，这样才能在控制成本的前提下有针对性地快速解决问题。让所有企业都沿袭一、二、三的步骤来实施ERP是不现实且不合理的。

所以，在实施ERP前，对企业进行需求分析是非常重要的，而需求分析，首先要从企业的管理诊断开始。

我所在的公司是一个按订单生产的离散制造型企业，属于电力机械制造行业，我把我在实施ERP中，对企业的需求分析做一个总结，与大家共享。

 1.管理瓶颈

1.1 外部压力

1、同行竞争对手在不断的增加。产品的技术门槛较低，很多的企业都可以参与进来，公司要想生存，必须提高市场竞争力。

2、原材料价格上涨，造成成本增加。料，又是我公司的主要成本所在。需要一种有效的控制料的使用成本，减少料的损耗。

3、交货期紧张。

1.2 内部问题

1、成本核算不准确

交货价格无法及时准确的确定，订单利润无法得到有效的保证。因为产品的成本不知道，在招标报价时，通常的做法是根据过去的经验，人为地推断一下价格，觉得可行就接受，觉得不可行就不接受。这样的模式很难保障订单的利润，甚至可能造成某笔订单的亏损。将来可能出现这样的现象：

公司经营良好，企业每年都处于盈利状态甚至不断增长，可是对于一些单笔订单核算后却是亏损的。只是均摊后每笔订单才显示盈利。企业因为没有严格、有效的管理机制，可能还没有意识到这个问题，等到财务数据上有体现时，可能企业已经处于整体亏损的局面了。

2、采购

采购员成天忙于填写各种各样的单据，采购明细、采购申请单、付款申请单等等。

采购计划的制定无章可循，需要有经验的采购人员或采购经理去靠经验制定。对于像我们这样的绝大多数成本在物料的按订单生产型企业而言，控制采购成本是有效的降低生产成本的途径。如果采购过多，占用资金，导致资金压力过大，采购过少，又无法保证生产的需要，所以采购计划的制定显得很重要。

采购点无法准确的控制，可能生产已经开始缺料，而采购的材料还没有送到。

采购价格无法高效的控制，每次都需要高级管理人员进行审核批准，浪费了高级管理人员的时间，降低了工作效率。 

采购计划的执行靠采购人员的记忆去控制，经常会有遗漏，比如什么材料应该到了，什么订单该结款了。

对供应商没有进行评审和管理，供应商的供货能力靠管理人员经验判定，一旦人员流动，新采购员无法确定优质的供应商。

3、库存管理

不能及时的知道物料的收、发、存状况。

账、卡、物不一致。

领料控制难（如铜材）。仓库无法确定领出去的物料到底用在什么地方，是否应该领这么多。

仓库与生产脱节，不能及时的知道生产在将来一天或多天需要什么物料。

4、决策层获取信息和传递信息困难

决策层无法及时准确的获取财务相关数据，如现金流、应收应付、成本分析等。

无法及时准确的获取生产相关数据。

无法及时准确的获取企业运营的相关数据。

5、业务层的信息沟通不畅，信息传递困难，甚至导致工作失误。

主生产需要经常性的更改，但传递到采购和生产部门需要相关人员通知，随意性强，稳定性差，可能造成漏传、错传等问题。

仓库库存信息无法及时准确的传递给采购部门，降低采购部门的采购效率。

采购部门无法将应付款信息及时的传递给财务部门。

仓库的库存信息无法及时准确的传递给财务部门。

各部门上下级之间的信息传递困难。

6、业务流程不规范，随意性大，造成管理上的混乱

公司很多的工作流程不固定，操作随意性大，经常按照个人操作习惯操作，这样的工作方式增加了工作协调的难度，也容易导致工作失误，如果公司规模持续扩大，这将极大的降低公司的工作效率，阻碍公司的发展。

  2.诊断分析

宏观上，企业需要解决的问题主要有两个，一个是成本，即成本是否高，能不能计算出来，另外一个就是交货期的问题，即企业能否及时的按照客户的要求，在规定的时间内交货。

如果一个企业能够以不高于竞争对手的成本，在规定的时间内向客户交货，那这个企业基本就没有什么大的问题需要解决。比如，停工待料的问题在很多的企业都存在，然而，这个问题到底需不需要解决，取决于停工待料影响不影响最终的交货期，如果不影响，就没必要花人力物力去解决它。

成本问题主要反映在两个方面，一个是能不能计算出来，计算的准不准确的问题，这个是企业核算利润和产品定价的依据。另外一个是成本高的问题，这个主要是相对于竞争对手而言的，只要成本相对于竞争对手不高，在竞争中就不会处于劣势。

交货期的问题就是合同的执行问题，关系到企业的信誉，甚至是直接的经济利益（违约金）。

企业几乎所有的活动都是围绕成本和交货期这两个问题进行的，如采用新技术是保证成本低，增加工人和设备是保证交货期等等。所以，企业的管理诊断分析就从这两个问题开始，找到企业中影响成本和交货期的所有因素，然后看看，哪些问题是ERP系统能解决的，哪些问题是ERP不能解决的。如果实施ERP后，能够降低成本和提高交货能力，那实施ERP就是值得的。

2.1 关于交货期的诊断分析

从上面的图1中可以看出，要解决不能按时交货的问题有两个办法，让销售协调，延长交货周期和提高产能；而提高产能，有两个途径：增加设备、厂房和人员和提高生产效率，换句话说，在保证同等的生产能力的前提下，提高生产效率可以减少对设备、厂房、人员的投入，根据我公司的实际情况，我公司的产能缺口过大，不可能只依靠提高效率而达到需要的产能，所以我公司不但需要提高生产效率，还要增加设备、厂房和人员。

从图1可以看出，提高生产效率，主要的瓶颈在于信息沟通不畅，导致各个业务部门之间的协同工作经常发生衔接不上的问题。比如采供部门在采购时无法及时获得仓库和生产的信息，导致采购计划与实际的生产需求相偏离，最终造成停工待料的现象。

ERP系统管理对象主要是以物流为主线，以及随物流而产生的资金流和信息流。ERP系统建立了一个类似于“物流中心”的“信息中心”，所有的信息都集中在一起，谁需要信息，都到“信息中心”去查看，保证所有的使用者都得到最及时和准确的数据。决策层可以及时的了解销售、财务、采供等公司所有的数据；采供部门可以及时的了解库存和生产情况；等等。

从以上说明可以得出结论，实施ERP后可以解决公司在交货期上的大部分问题，可以认为，实施ERP是值得的。

 2.2 关于成本高的诊断分析

我公司成本高的主要原因有三个：废料多、产品合格率低和库存占用过多资金。废料多可以通过改进工艺和生产设备来改进；产品合格率的问题要加强质量管理，这两个问题不是ERP能够直接解决的问题。ERP能解决的问题只有通过管理库存和采购，降低库存，以降低库存对资金的占有。

我公司的料、工、费的成本构成中，料的成本占80%~90%，所以，降低原材料的库存，对降低成本的影响是最大的。而实施ERP正好能够解决这个问题。

2.3 关于成本计算不准确的诊断分析

从上面关于成本的诊断中可以看出，成本无法计算的问题还是出在信息的沟通上，如果信息沟通及时、准确，那么，做出的生产计划、采购计划等都具有非常高的可执行性，这样就形成了一个良性循环，可以使各个部门的配合更加协调，不但可以避免停工待料等现象的发生，还可以降低成本和方便计算成本。

  3 宏观角度ERP的作用

XX公司在实施ERP后，所产生的作用如下：

3.1 使企业流程标准化

ERP系统可以使企业的工作流程标准化，使企业按照ISO9000的标准工作，提高工作的可操作性和稳定性。

在中小型企业中，企业组织简单，人员较少，依靠人盯人的管理模式基本可以满足管理要求，而ISO9000的标准虽然可以保证管理和质量上的稳定性，但手工操作相对繁琐，降低了效率。所以，在没有进行信息化管理的中小型企业中执行ISO9000的标准相对较难。

但是作为一个大型企业而言，规模大，人员多，依靠人盯人的管理模式效率反而低下，管理和质量的稳定性很难保证，所以大型企业必须按照ISO9000的标准去管理。

我公司目前处在一个蓬勃发展的阶段，虽然目前还是一个中等规模的企业，但是很快就会发展成一个大规模的企业，我们需要一套先进的管理模式和标准的工作流程。

之前，我们做过一些标准化的工作，然而效果不理想，一方面是手工操作繁琐，另一方面是因为缺乏一个有效的平台，而实施ERP正是这个让我们的工作流程固化的一个平台。

3.2 信息共享，提高工作效率

手工传递信息需要大量的人员，且效率低下。公司的中层干部很大的一个角色就是搜集信息、整理信息、传递信息。比如，各部门主管就负责将本部门基层的信息搜集、整理后传递给上层，然后再将上层的信息传递给本部门的基层。

我公司目前规模还不大，需要的中层干部数量还不多，但随着规模的不断增大，如果还是手工传递信息的话，则需要大量的中层干部，增加了公司的用工成本。

另外，手工传递信息的及时性、准确性都无法保证，效率也非常的低，传递成本也很高（如电话费用、传真费用等）。ERP系统则将公司的信息集中起来，然后在按照需要传递给相关人员，传递及时、准确，成本也低。重要的是ERP系统需要大量的基层录入人员和较少的中层管理人员，可以减少企业的用工成本，在市场竞争日益激烈的今天，意义非常的大。

3.3 成本核算

对于一个企业来说，成本核算是一个非常重要的工作。它既为下一时期的成本预测、决策和控制提供了新的数据依据，同时也为前一时期成本计划执行情况做出了全面的总结，以反映企业成本管理水平，并对企业内部各级单位成本管理的成绩或失误进行责任奖惩。

成本核算也是ERP系统的一个核心工作。

ERP系统将生产过程进行了分解，详细的记录了每一个生产环节所消耗的料、工、费。不但可以计算出某一批产品的成本，还能计算出半成品的成本，为企业的决策提供精确的数据。

3.4 采购控制和采购计划的制定

ERP系统可以根据生产计划计算出车间生产这些产品到底在什么时候、什么地方、需要什么样的物料，然后根据采购的周期确定在什么时候、到什么地方、采购什么样的东西。

我公司是一个按订单生产型的企业，而且总生产成本中，料的成本占绝大多数，而料中的大头——铜材和铁心又是需要付现金的，占用的资金也非常的大，所以最理想的状态是，我们采购的物料刚好能够满足生产的需要。

ERP系统可以精确的控制采购数量、规格和采购时间，既保证生产的需要，又减少资金的占用，提高企业的资金使用率。另外，ERP系统还可以对一些权限进行控制，如控制采购的价格、规格、数量等，防止采购员的工作错误，减少管理层的工作，提高工作效率。

3.5 加强库存的管理

ERP系统可以动态的管理库存，不但可以显示现在的库存，还可以根据车间的使用量和采购量来推算未来几天的库存量，大约在什么时候会断货，提醒采购人员要提前采购，也告诉仓库人员应该给车间在什么时候领多少料，防止重复领料。

3.6销售合同的执行

ERP系统可以详细的记录每一个合同的执行日期和执行内容，比如什么时候要将什么规格的货发往什么地方，等等。人工的去管理难免会有遗漏，而ERP系统可以提醒合同管理人员及时的执行合同，提高客户满意度。

  4 结论

每个企业都会存在各种各样的管理瓶颈。这些管理瓶颈都或多或少的影响着企业的工作效率。但是任何企业都不可能解决所有的问题，也就是说，企业必须找到最急需解决，而且有途径解决的问题去重点解决。

作为一个按订单生产的制造型的企业，最需要解决的问题就是成本和交货期。通过以这两个问题为出发点的管理诊断，可以把管理中的瓶颈问题梳理一遍。梳理过后，我们发现，并不是所有的管理瓶颈都会导致成本明显高和无法交货，所以这些问题就不着急解决。首先要解决的，是那些能够导致成本明显过高和影响交货期的那些问题。

通过一系列的诊断和分析，发现在我公司遇到的能够影响成本和交货期的这些管理瓶颈中的大部分是可以通过实施ERP来解决的。所以，我们得出的结论是：有必要在我公司实施ERP。

(本文不涉密)
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