档案管理电子化势在必行

　　如今，作为一项体系严密的管理工作，传统的档案管理模式已经无法适应高速发展的时代，推进档案管理工作向电子档案发展，走信息化道路势在必行。

　　一、档案信息化建设的必要性

　　1、档案信息是信息资源的重要组成部分。档案信息是人们社会实践的真实记录，是认识和把握客观规律的重要依据，是重要的凭证和依据，也是一种特殊的信息产品。

　　2、档案信息化是自身发展的必然趋势。传统的档案管理，是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案管理，工作量巨大，步骤繁琐，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好客观环境。

　　3、档案管理改革是信息化建设的必然要求。在信息时代，信息消费将成为加快社会信息化进程的原动力，这是时代赋予社会信息部门的使命。

　　二、档案管理信息化存在的问题

　　1、存在安全性隐患;2、管理具有复杂性;3、人员配备不合理。

　　三、档案管理信息化的对策

　　1、建立健全制度体系。档案信息化的前提是加大对档案管理工作的软硬件建设投入，规范运行管理制度，制定统一的、标准的规范体系。

　　2、完善安全保障机制。档案信息化建设依托电子网络平台，安全风险防范必须放在重要的位置。要加强安全保障机制建设，提高档案人员的警惕性，从根本上铲除黑客对信息系统的威胁，可以采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施。

　　3、强化管理的标准统一。在进行档案管理信息化时，应该按照国家推荐信息化管理的标准，根据自身发展的需求和特点来制订内部的管理标准体系，在实践中不断进行完善;应对各立档单位文件及档案的内容、著录项目、数据库结构和格式等作出统一的规定，还要对档案数据库管理的软件、硬件的文档格式、数据指标等进行统一规范;使得将来电子目录入档案馆之后能实现数据的共享，解决因软件的不同而带来的数据无法转换或者不能读取的问题。

　　4、深化人才队伍建设。在电子文件日益发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急。一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，尽量使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。总之，档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状，建立一支具有较高素质、结构合理，适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。

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