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造纸业采购流程管理中存在的问题及改进建议
2013-07-16 10:39:40作者:韩美香来源:
摘要走出传统采购流程管理的认识误区,完善企业的采购流程管理体制、优化采购模式,提高采购质量,降低采购成本,是造纸企业在全球化、信息化市场经济竞争中赖以生存,谋求发展壮大的必然趋势。...
一、造纸业采购流程管理中存在的问题
1、采购人员的综合素质有待提高
采购人员缺乏对采购业务进行系统的学习和研究,不了解所需产品的型号和规格(如仪器或仪表、配品或配件等)及其技术参数,不熟悉采购计划的审核工作,不掌握采购供应链管理知识,不掌握供应商在市场细分、附加价值、前置时间以及对顾客需求的反应性等,不了解市场资源和市场信息,不熟悉进货批量和进货时间,不知道采购流程管理方法等。有的采购人员机械地执行业务部门的采购需求报告,有些不该购的购了,该购少的购多了,产品规格不合的也购了,严重影响到造纸业的采购成本和采购效率,给企业造成很大的浪费。
2、采购程序及操作欠规范
采购过程不实行项目负责制度、责任追究制度,缺乏严谨的采购进程,对重要物资的采购活动缺乏采购评价过程,对采购人员、供应商等相关人员的激励约束机制不健全,因而导致误签合同,造成损失;有时甚至由于货不到位,影响生产,给企业造成更大损失。
3、缺乏对供应商的采购评估
没有建立对供应商的采购评估体系,不能对供应商做出全面、具体、客观的评价,对供应商的管理只是主观臆测。
采购人员不对供应成本进行科学合理分析,在谈判过程中采取简单粗暴的方法随心所欲压价,或一律直接采取招标手段,当采购价格大大低于市价时,经常造成买方缺货,这种不择手段的作法虽然使企业获得了合同,但一味追求低价格可能使得产品质量下降,导致经常的退货,造成各种管理费用增加。
而经常性的退货,会造成经常性的计划变更,增加生产装置成本影响交货期,成品品质不良率增加,客户投诉及退货增多,降低企业的信誉,产品缺乏竞争力。
有的传统型造纸企业现行的物资采购与供应商的关系是短期的、松散的竞争式的关系,双方重视的是短期的优势,缺乏长期的合作,缺乏彼此的互信关系。造成一些伪劣产品的供应商进入企业的采购市场,增加了采购工作的风险,导致采购方不断地更换供应商,不但增加了采购成本,而且价格成为以牺牲价值为代价的谈判焦点,采购库存增加。当采购方强迫供应商接受不合理的价格时,一些优秀的供应商可能离开,而留下的短期供应商也有自己的打算,要么供应低质商品给采购企业,要么等待市场状况好转时,连本带利来向采购方要回,造成采购成本暴涨。
二、造纸企业采购流程管理改进建议
1、加强业务学习、明确分工和职责
随着造纸企业科技产品的不断更新,其采购的项目和品种越来越多,供应商和采购技术越来越复杂,需要采购人员不断更新知识层次,以适应不断发展的采购工作需要,胜任更多更高的采购任务。因此,采购工作人员要加强日常业务学习和培训,采取专家指导、经验交流、自学等多种形式搞好业务学习,在工作中学习,在学习中工作,在实践中锻炼增长才干,不断更新知识结构,使采购工作人员的实际工作能力得到较快提高,能独当一面搞业务,从而提高采购的实施效能。
根据管理职能中的管理知识和专业知识,按商品分类分设各类商品的采购人员,将任务分配到具体的负责人并设定权限范围,确保任务的顺利进行并有效控制。笔者所在的企业采购的物资涉及生产和技术改造所需的设备、配品、配件、仪器仪表和材料达2000多种物资,不可能每个采购人员对所采购的物资的相关信息都得到全面的了解,为此采购人员应当进行适当的分工,业务员在自己负责采购的商品的权限范围内,在明确其责的基础上不断地学习,不断地了解商品性能作用,这样才能在市场中找到物美价廉的采购品,才能在采购中减少费用的开支。
(本文不涉密)
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