从电子邮件归档中获得企业价值

企业内容的快速增长常常会导致运营成本的增加、应用性能的降低，同时还加大了公司的风险。企业致力于信息增长的管理，他们正面临着前所未有的挑战，在平衡成本的同时，还要保证因法规遵从、电子发现和公司治理所需要的内容读取。

电子邮件归档战略是如何通过具备永久存储和保留信息功能的平台来帮助公司及组织机构的？

拥挤的信息前景

我们的生活与信息息息相关。对于大部分企业，像电子邮件这种便捷的应用方式，几乎能处理任何业务。电子邮件被归为非结构性数据，对它的管理被认为是IT行业最主要的问题之一。

记录的需求

无论从潜在风险还是机会损失的角度来看，一封丢失的电子邮件有可能会为公司造成金额巨大的经济损失。所以，企业数据存储不再是一个后台技术的保留话题。一个严格的公司监管环境要想避免诸如会计丑闻这样的风险，自然要制定一系列保证数据业务健康发展的条例。例如在塞班斯法案的规定中，就要求机构存储所有相关的财务记录，多数情况下还包括非结构性及半结构性数据，如电子邮件等。事实上，电子邮件及相关附件也被当作一种正式的、法律认可的业务记录。

许多法规要求企业必须认真对待业务记录，无论是电子版的还是纸质版的，都要确保其可靠性、可信性。企业必须能够衡量并量化他们在存储并管理大量电子邮件、网页、语音记录、即时信息及流氓数据时所蕴含的潜在的风险。

管理电子邮件的技巧

最近，国外权威研究机构ESG的一份题为《数据保护的演进》的研究报告指出：电子邮件及其它形式的企业信息已经得到IT行业及商业人士的关注。无论从备份或数据恢复的角度来讲，电子邮件都是一项关键的应用，而且大量的业务交易都在以电子邮件的形式进行着。因此，要考虑制定读取邮件内容的战略性方案，同时还要考虑那些被企业所公认的“关键任务”。将电子邮件归档和其它保留政策相结合，把电子邮件内容的记录纳入企业的管理流程。

有效管理电子邮件档案及记录的第一步，就是从信息系统中提取收发的邮件及其附件。完整的记录中包括获取的元数据，如：日期、发件人、收件人、抄送、密送及主题，以及邮件或附件正文里的关键字和词组。一旦提取出来，电子邮件和附件通常就能存储到一个可扩展的内容库中，以确保所有存档的电子邮件都易于访问。由于电子邮件在一个中央库中存档，根据记录或法律要求，恢复电子邮件就变得简单了，只需在库中执行搜索任务即可。

影响电子邮件归档解决方案的因素

--内容多元

公司应部署主动式归档解决方案，它能支持来自不同应用系统（无论是商务还是家庭系统）的内容存档，把结构化和非结构化数据存储在单一的主动式归档设施中。正常情况下，一个规模较大的企业有数百个不同的应用程序和文件系统库，它们必须根据法规遵从、法律和业务等不同目的将这些内容进行主动归档。

一旦支持不同内容源的主动式归档解决方案就位后，它就能执行一系列普通的横向服务（如：索引/搜索、数据分类、访问控制、保留、保持或处理）。这些普通管理服务可以根据确定的业务政策集中应用于多个内容类型。

--遵守业务规则

根据业务规则将数据迁移到一个归档层或存储库，以便减轻主要电子邮件存储的负载。电子邮件归档解决方案的一个标准就是它必须支持公司的业务政策，包括：法律要求、法规遵从要求以及公司的整体政策，它体现了一个公司是如何对其信息资产进行管理的。

电子邮件归档解决方案的优点

--数据的集成和保留

主动式电子邮件归档应该保持其存储电子记录的真实性和完整性，未经授权不能读取，并确保这些记录不会遭到篡改。一些法规要求电子记录必须被妥善保管，并且在其记录生命周期内不得变更、修改或删除。由于内容的寿命很可能比存储它的介质还要长，所以一个主动式归档解决方案必须能以简单透明的方法将内容迁移到最新的技术系统中，从而确保数据的长期保存。

--成本控制

作为内容管理解决方案的一个组成部分，电子邮件归档产品将电子邮件服务器上的超载附件、旧信息或很少访问的信息自动迁移到价格相对低廉的归档存储设备上，使企业降低了管理及支持成本。通过精简操作电子邮件管理过程的方式，改进搜索和检索流程，管理人员用更少的时间就能检索出存储和归档的信息，减少了人工成本的同时也提高了效率。

--应对法律发现

具备处理电子和信息管理监管功能的邮件归档产品，能帮助公司更好地准备或应对法律发现通知，尽量减少由于不遵从记录保留条例而导致的惩罚。

结论

部署一个合理的电子邮件归档解决方案，能够为企业运营和财务状况带来诸多好处。通过将电子邮件及其附件从主电子邮件服务器上迁移到归档存储设备，延长现有电子邮件服务器的使用寿命。即使电子邮件内容继续增多，也能推迟额外服务器的采购配置时间。各种行业（尤其是那些监管严格的行业）的企业从电子邮件归档解决方案中获益良多，它为企业及时处理被要求查看的电子邮件及其他企业信息的法律发现提供支持。因此，对于那些因邮件数量激增而导致的邮件服务器负荷和存储压力来讲，一个富有活力、扩展度强的邮件归档解决方案至关重要。

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