CIO的血泪控诉：一张A3纸毁了我的前程

——某医药集团CIO的血泪控诉

 【中国信息主管网独家】新官上任三把火，换了新单位——某医药集团，得了个IT主管头衔，怎么也得有“乾坤运筹于胸”的架势，干场漂亮仗吧。但上班第一天，我却意外“临危受命”。

 BOSS：公司计划购入多台办公文印输出设备，你跟业务主管小陈沟通下需求，进行一下评估，然后着手设备选型。

我：好的。

BOSS：你可以联系这个供应商，吴某：137********，他曾与我们有过合作。

我：好的。

BOSS：两周内搞掂。

我：明白。

A3文印故障惹“火”上身

退出经理办公室，我与小陈进行了简单交流，并大致了解了公司文印输出的需求情况，和很多企业类似，公司对A4幅面的合同文件扫描、打印、复印的需求量较大，而市场部和设计部出于印制宣传海报、小册子以及药品外观设计图等需要，则更青睐A3幅面文印输出功能，要完全兼顾两方需求，我想选择多功能复合机肯定错不了。于是，我打通了吴某的电话。

我：我是**医药集团公司，我们近期计划采购几台多功能复合机，希望你能提供一份市场主流产品的性能参数表和报价单。

吴某：A3幅面还是A4幅面？A3价格高，不过如果多买可给集团采购价，A4的话功能可能就不如A3全面。

我：A3。（既然公司有A3幅面文印输出需求，应该兼顾。）

吴某：没问题，相关材料我稍后邮件发给您。

我：好的。

经过产品评估、选型、采购等系列相关工作，两周后，在公司各层文印室，一台价格约20000元全功能复合机出现在文印室一角。

只是，当我喜于新岗位的诸多“福利”时，危机已开始逼近，最先显现的是纷至沓来的“故障投诉书”，而这些投诉均来自对文印输出质量要求较高的市场部和设计部，并且，这一故障多发的设备自然也是位于市场部和设计部所在楼层——七层。

故障设备：七层A3幅面多功能复合机

故障现象1：A3频繁卡纸

故障现象2：A3复印件白边现象

故障现象3：A3“白纸”现象

……

闹心，刚买没半年的设备就频发故障。找厂家人员吧，拨完电话号却一直处于占线状态。不能让业务人员总跑楼下影印店复印、打印吧，交待不过去，还是亲自上阵，先尝试解决眼下问题。来到七楼文印室，机器的外貌变化让我惊诧，不过半年，机身已见斑驳，面板上依稀可见咖啡渍。随着“呼呼”的大喘气，机器重新启动。面板提示缺纸，我随手捡了张飘落在地的A3纸放入进纸器，进行复印。半天没动静，1分钟后，重复刚才的动作，那张A3纸很快从出纸口被吐出，结果却是白纸一张。怎么回事？再试。机器这回倒是很争气，但看到复印件我却发现了很明显的白边现象。不出半小时，我接受了所有投诉故障一个不落地挨个挑衅。

我打开机器面板检查机身内部机件情况，灰尘很大，而感光鼓部分区域有潮气，我用软布依次进行了擦拭。半小时后，我合上面板，重新尝试复印输出，终于看到了一张呈像完整的复印件，重新从包装内取出一张A3纸再次重复复印输出操作，没问题了。

没几天，“故障投诉单”依旧纷至沓来，七层办公设备检修几乎已成为我们部门的日行公事，于是，我将这一重点楼层的设备维护工作交给了网管员小尹负责。

……

摆脱了七层的故障高频发生设备，我后半年的工作也颇显顺风顺水。年终总结会结束，我接到了总经理的“召见”。莫非是奖金的事？我按捺欣喜敲开了经理办公室。

BOSS：公司一台A3幅面多功能复合机当初的购置成本多少钱？

我：近20000元。

BOSS：我们采购了多少台？

我：10台。

BOSS：那一台A4幅面的价格呢？

我：大概8000元～10000元

BOSS：公司所有这些设备一年的维修成本多少？

我：…… 没有精确计算，不过除了七楼的机器故障现象比较频繁外，其余设备都基本运作正常。

BOSS：这一年中，你去过文印室几次？

我：…… 一两次吧。

BOSS：你也许很奇怪我会问你这些，不过看看这个你就明白了。另外，小徐你再把你的核算结果给咱们IT主管汇报下。

财务核算判决书

BOSS递来的是一份办公设备的成本结算单。而接下来财务部小徐阐述的核算结果却是彻底决定了我的命运。

小陈：我算了这样一笔账：目前我们公司的预算用纸量约为4000张/月，其中90%是A4纸，10%是A3（这其中，市场部和设计部是A3用纸主要需求者），所以A4纸月耗量是3600张，A3纸月耗量是400张。但由于现在咱们的机器既能用A3也能用A4，很多员工图方便也用A3打印/复印办公文件，由此整个一年A3纸出现了多次增量采购现象，现在每月的A3纸消耗大概是1200张。如果按照￥0.1/张A3纸的使用及维护成本计算，我们这年因A3纸消耗带来的增量成本是（￥0.1/张A3纸的使用及维护成本×月预算用量与实际用量差值（1200-400）×12个月×10台设备=￥9600）。其实，我们目前对A3幅面的需求还不算很大，不需要批量采购A3幅面复合机，如果我们仅采购一台A3幅面复合机，而其余9台选择A4幅面，那么在设备采购这块，我们可节约（10000元A3幅面复合机/A4数码一体机设备差价×9=90000元。

BOSS：很明显，由于你决策失误给公司带来的损失有近十几万元。对此你作何解释？另外，我找专家对我们的设备进行了全盘检修，发现了很多问题。这些问题目前已经得到解决，你可以亲自去趟文印室寻找答案。另外，去完文印室你可以直接去财务室将本月工资结清。新的CIO明天就会到任，所以明天必须完成所有交接手续。

后记：

后来，我在文印室中找到了我被炒的原因：

复合机机身上已贴上了醒目的使用说明及注意事项；原先搁置于复合机不远处的饮水机已被另挪他处；复合机旁原先杂乱无章摆放着的A3/A4规格纸出现在了办公室日用品专柜中。而网管员小尹则让我明白了这些整改措施背后的深层原因：

第一，清晰明确的使用说明能够避免员工对机器进行误操作，损伤设备；第二，开水机根本不适合放在文印室内，一方面是易让纸张受潮，更重要的是会使设备受潮，复印件白边现象的主要原因就是复印机的感光鼓表面受潮结露；至于第三点，办公文印纸统一管理一方面有利于更好地控制办公用纸量，另外也避免文印纸搁置于饮水机旁受潮，而这也是复印机卡纸的主要原因——纸张皱折。

当然，反思整个事件，决策失误的根本原因在于：

1、  未与业务部分充分沟通，对业务部用纸量以及用纸规格特点不甚了解，小看了一张A3纸所带来的长期效应。

2、  设备评估、选型过于草率，过于听信于供应商的推荐；

3、  没有成本考量意识，IT部门作为公司“用钱大户”，如果没有合理规划，会导致隐性成本浪费；

4、  工作缺乏责任心，而且对硬件设备维护知识匮乏。IT部门无小事，细微之处可见著大。

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