食品企业信息化的“偷天换日”法

近年CPI的大幅上涨使得食品价格成为世人关注的热点，食品行业在高CPI下如何化解风险，保障自身的生存和发展？通过信息化建设，加强管理，提高效率，节省不必要的成本是较为常见的一种做法。食品行业信息化和其他行业相比无疑有自身的特点。元盛食品作为上海一家较为著名且是常年为国际知名餐饮连锁企业、超市等的供应商，其信息化建设具有典型性，值得借鉴。在博科资讯为其打造的EPR系统中，“自主配置”是应用亮点之一，而对于食品行业来说，这点带来的运营中的便利，非常值得关注。

非标准生产模式带来的困扰

元盛食品是一家外商独资企业。1995年，元盛上海公司成立，是上海松江区骨干企业，2007年末，年销售达6亿元，资产3亿元。还拥有黑龙江龙江、内蒙古呼伦贝尔、锡林郭勒等多个上游厂。获得国内所有食品认证，通过ISO 9001等国际认证。

作为一个很早就认识到信息化重要性的企业，元盛的信息化过程可说是一个国内ERP发展的缩影。早在建厂之初，元盛就配置了一套DOS版的MIS系统。但是这套源于母公司的系统在多年使用后暴露出许多不足之处，如DOS操作系统已经淘汰，缺乏技术支持；无法和后来增加的财务系统对接。但在元盛看来，这套系统目前遇到的最重要的问题是系统所能容纳的数据量有限，而且灵活性不够。对于食品这种非标准生产行业面临的两大问题，无法灵活解决，许多工作不得不继续使用手工计算，抵消了信息化所带来的即时、快速和便利管理。

灵活性，这是元盛食品潘副总在采访中最为强调的一个词语。“一头牛，你知道能分解出多少个部位么？”潘副总在采访中曾这样问过记者。在场除了元盛食品的员工外，没人能回答出来。

“100多个部位”，潘副总揭开了谜底。通常消费者对生鲜肉制品的理解只是体现在超市的标价牌上，无非是大排、小排、腿肉等等，但谁又能知道在食品行业，进行专业的分割加工后，光是牛排就能分成十几种呢？

为什么会有这么细致的分割？潘副总解释道：部位的不同，决定了不同的售价，不同的部位，不同的烹饪方式，肯定也是不同的价格，分割越细，附加值就越高。这种细分，是肉类食品行业利润的源泉。但同时也给库存管理和销售管理带来令人头疼和MIS无法解决的问题。”这种问题的根本原因就是食品企业的细分和客户，尤其是超市、卖场的不细分形成了矛盾。

那么，企业怎样才能与超市的信息化系统进行链接呢？

自主配置最大效果就是灵活

在传统手工开单，手工统计库存的模式下，上述两个问题略有麻烦，但不是什么大不了的问题。因为人是灵活的，会主动进行调整，最多做一个附注加以说明就可。但信息化系统是基于精确计算的电脑。对电脑来说，1＋2＝3和2＋1＝3并不是一回事。它只会死板记录库存发出什么类别多少数量，而不会自动调整。如果人工调整，那原始数据其实就被修改了。不仅需要在后期增加人工调整数据的环节，也无法保证数据的真实性、统一性和可追溯性。

实际发货的数量、类别所遇到的问题还不止这种品项名称不一致所带来的困扰。还有出货量和收货量之间存在单位不同和数量差异的问题。同样以给超市供货为例。如烤鸡，元盛进库的时候按照公斤来计算，而超市在订货的时候，则按照只来结算。

公斤和只之间如何换算？这并没有一个固定的系数，而且，冰鲜食品在运输过程一般都会存在一些损耗。这时候，出库重量和收货重量又出现了差距。出库是这个数，对方验收又给了另外一个数字，两个数字对不上，这又该怎么办？

这些问题关键就在于如何实现信息化系统中的自动调整，而不需要人工修改数据——这不仅是元盛急需解决的问题，也是整个食品行业所面临的共同问题——在博科为元盛开发的过程中，曾因此整整停止一个多月，所幸，博科的MyERP在经过配合开发后解决了——如计量单位不同的问题，MyERP中有出货单位有主单位和辅助单位以及单位对应换算体系，如一只烤鸡会按照不同的规格折算为相应的重量。如果超市要求按照只结算，那么在出货时ERP系统就选择辅助单位只来进行出货，但是系统内部两个单位会同时出现，以主单位为结算单位——这种灵活、兼容性很强的做法就是博科资讯项目经理吴清华在采访中最乐意强调的“自主配置”这一特性——只要设定相关系数和规则，ERP中会自动进行处理、换算，解决以往手工调整之烦。对于运送途中产生损耗问题，系统会按照发货单扣除库存，而按照客户签收时的数量统计销售。其中的差额自动在库存中扣除，由财务记入损耗。

这种灵活不仅仅表现在库存系统中，还在销售模块和成本核算模块中——这甚至是整个元盛ERP系统中具有代表性和特定的部分——销售也有很多需要灵活调整的地方，尤其是像元盛这种具有零售、批发、专柜、超市、委托销售、电子商务等等销售模式的厂家。比如针对大型超市、卖场这种连锁企业，总部的价格和门店的价格不同，促销时和不促销时的价格不同，面对不同客户的结算方式不同。如何正确排列这些项目顺序，在不同种类的销售情况下正确提供相应的系统处理、帐务结算和业绩统计的处理方法，而且还能不断扩展，不断加入新的要素，这就很考验EPR系统的包容能力和灵活性了。

至于如何将按照大计量单位采购而按照小计量单位领用的原料准确分摊到成本中，如何按照配方不同，分别将不同原料分摊到不同的产品中，则是博科MyEPR系统在成本核算模块中大展身手的方法。

按照博科资讯项目经理吴清华的说法，元盛食品和博科资讯合作搭建的这套ERP系统，除了已经做好的调整规则外，元盛的ERP维护工程师还能根据自身业务的扩展需求自主配置ERP系统单据功能模块，而且元盛的信息化平台维护人员在博科资讯ERP上线的过程中也学习掌握了ERP的维护技术，国内其他ERP系统供应商无法还做到这一点。

至今为止，博科MyERP在元盛食品已经运行了接近一个会计年度，从07年的双线使用，到今年年初正式切换到新平台。元盛食品对这套ERP系统相当满意，实施过程也评价为“总体非常愉快”。如今，元盛食品位于松江的加工厂已经全面应用博科MyERP，按照计划还将会将这套系统延伸到黑龙江、内蒙古等地的四个上游屠宰厂，博科的MyERP还将增加物流管理、品质管理、远距离管控等模块，帮助上海工厂实时了解它们的情况，实现便利的管理。

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