ERP系统化整为零之物料申请设计五要点

在ERP系统中，物料申请单是一个比较重要的中间单据，起着承上启下的作用。那么这个单据作为销售订单或者采购计划与采购订单之间的过渡单据，在设计时有什么要求呢？笔者由于工作的需要，跟多家企业用户的项目管理员有过接触。笔者结合各家用户的需要，认为这个单据在设计时至少需要遵循如下几个原则。

一、供应商字段方便用户判断零件是否有供应商

在物料申购单中很重要的一项工作就是供应商的管理。如根据销售订单或者生产计划转换成物料申请单时，系统会带出一个默认的供应商（如果设置了的话）。现在假设一个零件有两个供应商，而现在需要像另外一个供应商采购。此时用户就需要在这里对供应商进行调整。另外，在物料申请单转换成采购计划或者采购订单的时候，要求必须有供应商。否则的话，转换作业就不会成功。如上图所示，第一个行中没有供应商信息。最后在采购订单行中的记录就是空白的，表示这个零件没有转换为采购订单。

为了用户操作的方便，就需要在这个申购单中增加供应商字段。当用户在进行物料申购单转换为采购订单的作业中，如果出现了"缺少供应商"的错误提示，那么就可以在这里轻松的找到到底是哪个产品没有指定供应商。当物料请购单中的内容比较多，如有几百项内容的时候，查找起来就非常的方便。如只需要按供应商进行排序，就可以找到没有供应商的物料。这么设计，可以防止采购员漏单的情况。

当然在这里可能需要权限的设计。如物料申请单一般是物料需求部门填写或者生成的，如仓库（安全库存补料）或者生产的物管部门。出于企业内部信息安全的考虑，这些部门是不能够看到原材料的供应商以及价格信息的。在做权限设计的时候，就需要考虑到这方面的需求。如只允许采购部门的用户看到这方面的信息，等等。

二、货币字段方便分单

笔者在实际工作中发现同一供应商不同币种采购的问题。如现在有一家外贸型的生产企业，汇率的变化对他们的利润影响比较大。有时候他们会根据实际情况，对同一供应商选择不同的币种。如现在有一个订单需要A与B两项物料。这两个物料都是向同一个供应商采购。默认情况下都是人民币采购的。可是A物料这次采购量特别大，而现在汇率的波动也比较大。为了在价格上取得一定的优势，管理部门要求对A物料执行美金采购。而对于B物料执行的仍然是人民币采购。此时就遇到一个问题，在生成采购订单的时候，是按一张订单来处理，还是按两张订单来处理呢？

通常情况下，即使是同一个供应商，但是币种不同，一般都需要分单处理。因为在这种情况下，如果放在一张订单中的话，很难统计订单的金额。如果在采购订单的前置单据物料申购单中加入币种字段。如果遇到上面这种情况的话，用户可以根据需要在这里调整币种。然后再生成物料申购单时，系统就会自动根据币种来进行分单。不需要在采购单上进行手工调整。这么设计可以方便用户的操作，而且能够将前后的内容有机的联系在一起。

不过这里需要注意的是，当用户更改币种的时候，其单价也需要进行调整。这里调整的方式可以手工调整、也可以系统自动调整。如果选择自动调整的话，可能在设计时会稍微麻烦一点。因为此时又可以分为两种情况，一是根据即时的汇率进行调整。二是直接从系统中取得美元的价格。如现在这个产品在价格信息中，即定义了人民币的采购价格，也定义了美元的价格。此时将币种从人民币改为美元的时候，系统就会自动取得这个美元的价格。如果没有的话，再按汇率进行折算。那么到底该如何处理比较合理呢？其实这里没有合理一说。因为不同的企业对此可能有不同的要求。所以比较好的设计是在这里做一个开关。在项目实施时根据用户的要求来进行选择。设计开关的好处是可以减少二次开发的数量。对于用户来说，可以降低实施的成本。而对于软件提供商来说，则可以避免后续软件升级的麻烦。故对于双方来说都是共赢的。也就是说，我们在进行系统设计的时候，需要尽可能的考虑到软件的灵活性。

三、采购员字段方便排查错误

从物料申购单转换为采购订单时，需要很多信息。如上面提到的供应商字段是必需的。同时在这里还需要采购员这个信息。如果没有采购员的话，则系统无法成功的转换为采购订单。在实际工作中，用户可能会在建立供应商的时候忘记定义采购员。又或者因为某个员工离职，将这个用户删除或者设置为不活跃。而对于这个员工所负责的供应商没有进行重新分配（在ERP系统中）。此时就会因为缺少采购员信息而发生系统错误。

如果物料申购单中的内容比较多，有几十项内容的时候，要一个个去检查，是相当麻烦的一件事情。如果能够在物料申购单中显示出这个信息，就好像同供应商一样，那么只需要按采购员进行排序，就可以发现采购员是否有缺少的情况。

不过在设计这个字段的时候，与供应商有一点不同。即这个字段的话，一般不允许更改。如现在用户发现有个供应商没有定义采购员或者说采购员的信息不对，不能够在这里进行直接更改。而应该回到供应商信息那边，在基本信息里进行修改。这主要是为了保证基本信息的一致性。而且在实际工作中，供应商与采购员的对应关系通常情况下不会改变。为此在物料申购单中需要限制对这个信息的更改。

四、供应商编号字段有利于采购订单编号

这个字段是一家客户在03年的时候提出来的。笔者觉得可能其它企业也需要用到，为此就在系统设计时加了进去。这个字段的主要用途是方便采购订单的编号。如有些客户，他们采购订单的编号原则是供应商编号+流水号（根据供应商订单数量来编写流水号、而不是整个订单数量）或者供应商编号+销售订单号码。这么设计的好处是在查询某个供应商的订单时，只需要输入供应商编号即可。而不需要输入供应商的名字。从输入的效率来讲，输入字母肯定比输入汉字要快。同时采购订单编号又有唯一性的要求。为此如果供应商编号缺少的话，那么就可能会因为违反这个唯一性要求而不能够成功生成采购订单。跟采购员信息一样，在物料申购单中显示这个字段，能够便于用户在遇到问题时进行查询。同理这个字段在这里只做查询，而不能够修改。

五、采购订单行字段便于用户判断是否有漏单的情况

在实际工作中，各种各样的原因都会导致物料申清单无法生成采购订单。如供应商信息错误（缺少供应商或者供应商状态为不准交易）、缺少采购员信息、产品信息还在批准中（如价格信息）等等，都有可能导致物料无法转换为采购订单。有时候这会对采购员的工作造成很大的困扰。当生产需要用到这个原材料的时候，才会发现采购员没有进行采购。此时采购员的工作就会陷于被动之中。在这里加入一个采购订单字段。当成功生成采购订单后，系统会自动回写这个字段的信息。如此的话，通过查询这个物料申购单，需求部门与采购员用户都可以轻而易举的发现有没有漏单这种现象。从而减少后续工作中不必要的麻烦。这个字段的权限也只是只读。其数据是根据采购订单的操作来自动更新的。

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