企业信息化与ERP系统之间的双向互动

1 国药化试的信息化之道

国药化试是全国最大规模的实验室产品专业生产商和经销商，产品包括化学试剂、生化试剂、诊断试剂、玻璃仪器、实验室仪器及设备等，涵盖了实验室产品的各个领域。经过多年的努力，公司建立起强大的品牌规模，销售网络遍布全国，所以规范、快捷、安全可靠的信息平台无疑是支撑整个国药化试一体化运营的基本保障。

国药化试是实施信息化管理较早的企业，自2080年代起公司就开始致力计算机的应用，经历了自主开发和直接购买软件的两个阶段。后者相对来说虽然要简单，当然缺点也是显而易见的，最主要的就是系统适应性不好，难以适应客户个性化需求。

2000年我们也冒着管理改革的风险开始引入实施用友ERP-U8系列，实现财务管理和供应链管理的信息化。在以后八年的时间历经四次系统升级，软件升级至用友U860，扩展到CRM、OA、构筑企业门户，搭建移动平台，逐步优化管理流程，向信息管理的更高境界迈进。

与用友公司的成功合作得益于双方的互动，实施ERP不是为信息化而信息化，它需要软件商和企业的相互了解、全力协同。ERP系统在本企业的成功实施也使国药化试成为行业中实现ERP全程管理的样板企业，即推动用友公司ERP产品的不断改进，又使企业得到实惠，真正做到互动发展，实现双赢！

2 实现双赢必需互动发展

ERP厂商首先应该以专业、务实的态度面对市场，应该根据客户的需要提供成熟专业的ERP产品，标准化的服务，让产品的实施更加便捷、顺畅。加强客户对先进的管理理念的认识和借鉴，提供客户个性化的实施方案，帮助客户实现二次成长和流程再造。根据我们的实施经验，在与ERP厂商进行良性互动的过程中，企业也应该在以下两个方面进行有效配合。

第一，中小企业在实施信息化时，一定要重视基础工作，而不应该完全交付给厂商来实施。企业要保证静态数据的准确性，注意动态数据及时间效应，严格制定数据编码与管理规范，并不断更新、反馈，提高准确率。

第二，企业在实行信息化的过程中必须全员参与。中小企业信息化除了要配备合适的软件和硬件设备，人员的作用也至关重要。企业领导应高度重视、直接参与；企业中层和业务人员要快速主动地适应IT管理模式。

3 企业与ERP厂商互动出成效

3.1 解决多层次的库存控制，防止库存积压和短缺，实现采购计划的自动补货

目标值：在二期建设中，为了让计划员有更多的机会走出去了解市场品种价格信息，我们准备在新系统中实施ROP采购计划，即利用商品的再订货点来自动确定商品补货的时机和数量，目标是实现采购计划的全自动化。

与厂商互动，强化系统功能，实现目标：通过大量基础数据工作准备和供应商信息的规范管理，我们的ROP采购计划进入正式运算阶段，在此过程中我们还根据计划员反馈的信息和需求及时和用友公司进行沟通，对ROP运算功能经过多次改进，使得目前的运算结果完全符合计划员的要求，对系统自动运算产生的采购计划一目了然，而且整个过程不超过半小时，以致计划员有原来的五个减少为现在的两个，有效地提高了工作效率并降低了人力成本。

所以对于采购计划的流程改革的成功带来的不仅仅是一个流程的变革，而是带动了相应流程的变化，即采购合同管理的改进、供应商管理的规范以及人力资源结构的变化，当然ERP厂商对软件的优化使得应用人员更加得心应手，使采购计划管理走上了新台阶。以下是采购计划在ERP系统升级前后的效果对比：

3.2 加强货位管理，自行开发仓库管理系统配合发货及运输环节自动化，真正实现实时的业务跟踪

目标值：化学试剂商品因其商品性质的特殊性，在保管和存储上及运输上都有其一定的要求。如何提高仓库发货效率和运输效率，增加客户满意度一直困扰管理层的一个问题。因为U860系统在仓库运输管理方面有所欠缺，故我们决定在U8系统的基础上自行配套开发一套仓库管理软件，来改变储运中心手工作业的状况，实现自动打印发货清单、客户送货单及派车单。

厂商配合，实现目标：历经半年的基础数据的准备、系统开发和系统调试，仓库管理系统终于上线。ERP厂商也大力配合，为我们提供了数据接口方案，实现两套系统的无缝链接。现在仓库管理员从采集发货数据到打印保管员发货清单、客户送货清单以及生成派车表的过程全部实现系统自动处理。

应用效果：所以仓库作业流程的改进的不仅仅是流程的再造，而是完全让仓库保管员和车辆调度员受益，让他们完全摆脱了纯手工模式的工作方式，把仓库发货和运输管理工作带入了全新的领域。以下是仓库发货和运输作业在系统优化流程改进后的效果对比：

3.3 规范客户档案、授信、价格等管理流程，帮助企业降低经营风险

目标值：在二期建设中，实现严格的信用管理，控制赊销与应收风险也是我们规范管理流程、降低经营分险的一个管理目标。

厂商提供个性化的实施方案：为了准确地对客户进行授信管理（信用期间、信用额度），资信管理员在用友公司实施人员的指导下逐一对每个部门每个销售员进行沟通，并结合客户历年资信情况合理确定每个客户的信用期限、信用额度和付款方式，工作量相当的大。正是这种工作方法，使他们整理出一套针对零星客户、终端客户、经营单位客户及协议客户的授信方法。在这基础上，资信管理员还在系统中设置了每个客户的信用期间和信用额度，并启用了三级信用审批。

应用效果：由于有了售前针对客户进行的授信管理，售中才能针对客户、部门、业务员进行信用检查、信用审核，售后才能对应收情况进行分析。以下是企业在实行资信管理前后的效果对比：

3.4 利用先进的信息技术，实现VPN的实时联网，解决库存同步问题

目标值：国药化试公司总部和其五个经营门店以及两个仓库都处在上海不同的地区，实现总部和分支的实时联网，解决库存同步和分支的应收帐款整合是二期建设中要解决的难题。

厂商协助，推荐适用软件，实现VPN的实时联网：由于U8是C/S结构，系统本身对带宽的高要求使得通讯成本太高，如何寻找性价比更加合理及安全的产品一直是我们努力的方向，最终我们在用友公司的推荐下采用了软件VPN实施方案替代了原先专线方式，而且利用VPN本身的优势同时开通了总部和两个仓库、五个门店的信息联网。

应用效果：由于升级后的U860系统支持远程桌面技术，故原先对带宽的高要求已不是问题，只要分支本身有宽带的条件，通过VPN技术就能和总部连通，并通过远程桌面技术登陆到总部服务器，而且连接速度等同与总部局域网运行速度。这一技术创新举措既解决了库存同步问题和分支的应收帐款整合，同时为公司节省了大量的通讯费用，也将来国药化试一体化运作打下了良好的基础。

3.5 运用信息化成果，在分公司成功复制总部管理模式和管理流程，推动国药化试一体化进程

国药化试拥有北京、沈阳、成都、苏州四个分公司和一个太仓生产基地。为统一管理，2003年至2004年我们已经在四个分公司分步实施了ERPU8系统，为公司总部的管理模式和管理流程在分公司得以复制打下基础。

本着一个公司的工作理念，我们在四个分公司实施ERP系统的时候就统一了商品编码，统一了集中采购的思想。故分公司非常希望能及时查询到总部的实时库存。由于有了总部VPN技术的实施经验，我们充分利用VPN技术本身的优势同时开通了总部和各外地分子公司的信息互联。现在各外地分子公司可以即时查询总部商品和库存信息，当然总部也可随时监控各分子公司信息系统使用状况，检查各分公司利用ERP系统在各项管理制度上的落实情况和规范程度。

由于总部在2005年进行了ERP系统升级，通过新系统的优势推动了采购计划、销售订单业务、仓库发货及运输管理及资信管理等方面的流程改进，大大提高了企业的管理力度，所以我们在2006年到2008年继续与用友公司合作，对北京公司等分公司进行ERP系统升级，通过系统的更新换代来复制总部的管理模式和管理流程，推动国药化试一体化运营的进程。

4 结语

实施与服务是ERP非常关键的环节，ERP项目成功与否与用户应用整合息息相关，ERP厂商只有靠其制造流程的优势去引导用户，发挥其所长才有其特殊竞争优势；而对企业也只有和厂商积极互动，充分依赖厂商的技术优势和先进超前的管理理念并结合企业个性化需求来实现产品价值的最大化，使企业和ERP厂商相互促进，拓展管理的新视界！

(本文不涉密)
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