耗时一月为千万元的ERP寻找后续完善计划

笔者在企业中兼任ERP项目小组组长。在年底，笔者接到一项比较中重大的任务，就是安排一下明年ERP软件后续完善方面的工作。笔者企业两年前的今天，花了近千万上来一套集团型的ERP软件。所以，对于ERP软件，领导都比较重视。每年年底，都要根据企业ERP应用的实际情况，做一个ERP后续完善的计划。

在前几年经济形势比较好的情况下，这个计划比较好做。主要就是实施一些新功能、开发一些报表等等。但是，在经济危机影响下，这个工作安排起来就比较困难。因为在这种背景下，ERP完善将围绕如何改善企业资金流、降低企业生产经营成本等实际问题而展开。而要实现这些目标，还确实有一定的难度。

为了能够有一份切实可行的ERP后续完善计划，笔者经过了一个月左右的需求调研。在听取管理者、员工的意见之后，笔者决定在明年的ERP后续完善工作中，主要从如下几个方面入手，为企业顺利渡过经济危机，尽一点绵薄之力。

一、做好采购提前期管理，降低库存压力。

采购提前期是指企业采购订单下达后到供应商交货的时间。在粗放式管理中，很少企业会关注到这个提前期的管理问题。但是，在精细化管理中，这个采购提前期是其中一个非常重要的元素。因为通过严格的采购提前期管理，对于降低企业库存水平，提高企业资金的流动性，具有非常关键的作用。

采购提前期管理，若用一句话来概括，就是确定一个合理的下单时间，让供应商能够在生产需要的时间到货。这句话说起来简单，但是若要做到实处的话，就有一定的难度。因为这个采购提前期要起作用的话，不仅仅是企业一方努力即可，还需要供应商的配合。因为采购提前期往往与订单数量无干，而与供应商的生产组织与交付能力有关。

根据企业物流总监的描述，在企业资金链不理想的情况下，企业加强对采购提前期的管理是非常有必要的。

如通过提前期管理可以减少采购管理的工作量，以配合采购部门的裁员工作。笔者企业由于经济危机的影响，采购部门已经裁了不少的员工，并停止招募新员工。在这种背景下，如果系统能够帮助采购部门降低工作量，提高工作效率，那么就是对采购工作的一个很好的支持。

如通过采购提前期管理还可以降低企业的库存。作为制造型企业来说，企业主要的成本压力在于库存。而通过严格的提前期管理，可以让供应商在合适的时候交货，以降低企业的库存。从理论上来说，采购提前期做好的话，可以帮助企业实现零库存生产。当然这是最理想的情况。企业的目标是希望笔者通过对ERP系统的改进，帮助物流部门把企业的库存降低50%。

同时，物流总监也提醒笔者，要把提前期跟供应商的考核挂钩起来。也就谁说，要把提前期的执行力度作为供应商考核模型中的一个参数。只有如此，才能够对供应商形成一种压力。让供应商能够切实按提前期来交货。

另外笔者也遵循了其他专家的意见。他们还给我提了另外一个意见，就是在采购提前期管理的时候，要先从一些大供应商开始。只有你们企业的采购订单对供应商具有重大影响的时候，供应商才会把你们企业的订单优先安排。笔者上面说过，采购提前期主要是跟供应商的组织能力与交付能力有关。若供应商决定你企业必要重要，则就会把你企业的采购订单设置比较高的优先级。所以，若从ERP项目完善的技巧上来看，选择大的供应商开刀，是一个比较好的策略。

二、 基于应收账款的绩效考核，提高企业应收账款的安全性。

在经济危机的影响下，企业应收账款能否及时收回也成为了销售总监、乃至总经理的一个心头大患。若应收账款不能够及时收回，及时订单最多，对于企业来说，也是一种负担，而不是一种可喜的现象。

为此，企业销售总监也对笔者提出了一些要求。

一是要改善销售员绩效考核模型，把应收账款的回收情况也当作其中的一个指标。笔者企业以前主要是根据销售订单的数量来对员工进行考核。只是考核的奖金是在应收账款收回来后支付。现在销售总监希望如果应收账款不能够按期收回来的话，当作销售员工考核中的一个减项。也就是说，某个员工负责的客户货款超过一个月不能够收回，则在考核的时候要扣一分。拖的越久扣的越多。以督促销售员加大对应收账款的催讨力度。

二是系统要对应收账款的回笼情况进行及时汇报。如当某个客户的应收账款逾期之后，系统要能够及时的发邮件通知销售总监以及销售员工等等。再如，要方便销售人员在系统中实时查询应收账款余额表。特别是对于快到期或者已经到期的应收账款，要给与特别的提示。这些需求可以通过ERP系统的工作流系统来实现。

三、 帮助财务建立坏账准备模型，合理避税。

坏账准备是应收账款或者其他应收款的备抵科目。在计提坏账准备时，隐含着确认坏账损失的含义，也就是说应收账款收不回来了，需要作减记处理。不过，有时候，坏账损失往往也被企业当作一种合理避税的工具。因为企业确定的坏账计提比例通常要高于税收法规允许税前扣除比例，这样企业计提的坏账准备就形成事实上的“可抵减时间性差异”。根据相关法规规定，允许企业按照坏账准备的计提范围内税前扣除0.5%的坏账准备。

在经济危机的背景下辖，企业应收账款普遍不能够及时收回来。此时，企业计提的坏账准备总数就会比较多，所以，对税收的影响也就会比较大。若能够合理确定计提坏账准备的金额，则可以在当年帮助企业节省不少的税费支出。

应收账款不能够及时收回来的情况我们企业也存在。在跟财务总监沟通过程中，他就希望我能够配合财务部门，结合ERP系统，建立一个坏账准备管理模型。通过系统来处理坏账准备的确认、计提、冲回、账务处理等相关工作。

经过笔者的了解，可以通过余额百分比法、账龄分析法、销货百分比法和个别认定法等手段来确认应收账款的坏账准备。目前我们企业采用的是账龄分析法，针对不同的账龄的应收款项按一定的比例计提相应的坏账准备金额。如一个客户，若应收账款超期一个月没收回，则计提5%的坏账比例；超过二个月没收回，则计提10%；依次类推等等。笔者接下来的任务就是结合ERP现有的模块与功能，配合企业的财务管理人员，做好这个模型的建立、实施工作。由于笔者对财务方面的工作内容知之甚少，要实现这个任务可能会有一定的难度。但是，笔者相信通过自己的努力与员工的支持，一定可以在来年把这项任务出色的完成。到时候，笔者会根据完成的结果 写一份解决方案。大家若有这方面的需要，可以注意我后续的文章。

类似的工作还有很多，笔者也就不一一列举了。笔者希望通过如上几项工作安排说明CIO在明年工作安排时需要注意的问题。

一是明年的工作安排，无论是ERP软件的完善还是其他工作，其重点就是配合相关部门，解决由于经济危机带来的一系列新问题。能够帮助企业解决多少，就解决多少。其实，只要能够解决其中的某几个问题，这个软件或者是CIO你自己，也就是企业的功臣了。

二是此时CIO在安排来年工作的时候，要立足于实际。务必每一项改进都符合企业员工的实际需求。此时，CIO就需要进行十分详细的需求调研，并跟相关部门的领导以及员工进行有效沟通。以了解企业与部门的实际需求。只有如此，CIO才能够提出切实有效的解决方案。

三是在帮助企业解决问题的时候，CIO最好要注意预算开支。也就是说，在企业资金压力比较大的时候，若CIO想通过大额的预算来改善ERP的话，往往是愚蠢的。即使这个方案确实不错，那也是经济危机下的大忌。所以，CIO在安排明年ERP软件的后续完善计划时，最好不要涉及大的支出。否则的话，这个工作计划就很难得到执行，很可能成为一纸空文。

四是在安排ERP项目的后续完善工作时，要注意一些以前忽视的细节。如采购提前期等等，在企业发展环境好的情况下，企业往往容易忽视。而且，此时管理起来也确实没有多大的效果。但是，在企业资金链吃紧的情况下，注意这些细节方面的问题，往往可以起到意想不到的效果。CIO在安排系统的后续完善工作时，以细节制胜。

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