协同办公管理平台：战略一把手工程

创新公司销售部的小王日常的工作中，经常要登录CRM系统去处理的跟踪情况，然后还要登录ERP系统去查看订单的生产情况。除此以外，小王还时常登录公司内网，看看有没有的新的制度出现，还有人力资源系统也要经常登陆的，因为拜见客户的时候他要先做外出登记。尽管这些系统给工作带来了很多便利，但是每天频繁登录那么多系统，小王总在幻想，要是能有这样一个系统，能够整合所有这些系统的应用，登陆一次，就能搞定所有工作问题就好了。事实上，小王幻想的这个系统已经被很多企业所应用，这就是协同办公管理平台。

复杂系统亟待整合

和创新公司一样，很多企业都经历过一段时间的信息化建设以后，信息系统的应用越来越广泛，为了适应业务发展的需要逐步建立了不同的应用系统，如ERP、财务、CRM、eHR、OA等管理系统。

但是，由于历史原因，特别是建设系统的时候通常都是为了解决某一方面的业务需求而建设的。这种缺乏整体规划的信息化建设发展到今天，渐渐开始阻碍企业的管理与发展：系统与系统缺乏整体的考虑，造成系统间彼此孤立，数据分散;用户需要频繁地登录不同的系统，使用方法不统一，缺乏统一的安全管理;对于企业内部不同工作岗位的人员来说，所需要的资源存放在不同的系统当中，导致频繁地在系统间来回切换;同一信息在财务、ERP、CRM等系统可能都保存，导致信息的不一致，不同的信息由于分散存储在不同的系统，也很难形成组织统一的信息模型;当企业面临端到端的服务挑战时，却由于不同的业务流程在不同的系统流转而无法满足，企业的协同效率明显受到制约。

协同办公管理平台正好能够解决企业由于历史原因企业信息化建设所形成的这些问题。协同办公管理平台能够有机地整合企业内部的所有信息化系统，甚至相关的第三方系统，并且以门户的形式呈现在每个用户面前。用户只要一个账号登录协同办公管理平台，就可以得到所有与他相关的工作信息，而不用去考虑哪些数据来自于哪个系统。协同办公强调对众多信息来源的整合，强调构建可以拓展的管理支撑平台框架，从而改变目前“人去找系统”的现状，实现“系统找人”的全新理念。

正是经历了一段时期的信息化建设，企业对协同办公管理平台的需求变得越来越旺盛。

要从战略高度对待

很多人简单地认为，协同办公就是办公自动化。事实远非如此。协同办公早已经超出了传统OA的范畴，转变成为企业的综合性管理支撑平台。业内专家认为，协同办公平台应该成为企业的企业通信平台、行政办公平台、信息发布平台、协同工作平台、知识管理平台、激情管理平台和信息集成平台。

所谓的信息集成平台，指的是现代企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据，OA系统能把企业的业务数据集成到工作流系统中，使得系统界面统一、帐户统一，业务间通过流程进行紧密集成。

一位刚刚在所在企业实施完协同办公管理平台的CIO告诉记者，实施协同办公管理平台比实施一套ERP系统复杂多了。这是因为，ERP只是涉及企业的核心业务部门，协同办公管理平台几乎跟企业的所有业务部门都有关系。

可见，人们常说ERP项目是一把手工程，协同办公管理平台项目更是一把手工程。如果没有一把手的全力支持，信息化部门要向推动协同办公管理平台是非常困难的。

还有CIO认为，协同办公管理平台就是企业的信息化的“主板”，其他应用就像计算机的“插件”那样插在协同办公管理平台这个“主板”上。可见，协同办公管理平台建设的好坏，不但可能影响企业过去信息化系统应用的好坏，还可能影响未来信息化建设情况。因此，企业更要从战略高度来重视协同办公管理平台的建设。

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