一份真实的用户企业SCM内部需求明细

这一份文件是在邀请软件开发商进行工作交流时，我准备给他们的基本清单。这当然不是正式的招标文件，只是把SCM使用者最基本的要求整理出来。我认为对软件开发商和使用者都有一些参考价值：就是什么样的SCM是客户喜欢的。

一、对SCM的主要需求描述

1、系统设计基本原则

（1）、实行集权管理模式，在整个集团范围内统一优化配置人、财、物资源，对关键业务如财务和采购严格控制，实行垂直管理。

（2）、统一企业形象，统一经营理念，统一商品和服务。

（3）、总部能严格控制连锁店的经营管理和销售行为。

2、SCM要解决的管理上的难题

（1）、总部怎样才能够及时地掌握各连锁节点的全面的运作情况？

（2）、如何控制各门店的经营行为使之达到统一标准？

（3）、如何实时掌控各连锁店的商品库存变化情况及每天的销售额？

（4）、如何进行及时补货及各店间的余缺调拨？

（5）、怎样才能够提高整个连锁网络体系的效率，减少营销成本？

（6）、怎样才能够提供统一的、完善的质量控制体系和售后服务体系？

3、对SCM的技术要求

（1）、能够对主要商品自动编码

由于商品的品种较多，国家没有统一编码，商品名称复杂，手工编码工作极为繁重。

（2）、能够自动对商品有效期进行严格监控

商品需要严格控制其有效期，而手工管理很难做到及时、准确。

（3）、报表自动生成

由于商品品种多、客户数量多，业务量巨大。同时，随着货物数量的增加及出入库频率的剧增，手工管理模式会严重影响了正常的运行工作效率，致使仓储管理准确率和效率极低，同时，商品包装及主辅计量单位的频繁变化，给统计工作带来巨大的挑战，财务及管理部门所需的各种经营数据及经营分析报表无法及时报送到决策者手中。

（4）、配送中心与连锁店的信息必须实时、动态集成

配送中心如何快速获取连锁门店的库存变化，及时主动地配货。要做到这一点，各分店数据必须及时，真实，完整，有效传递到总部，零售的前台销售和后台必须无缝相联。总部能随时掌控各连锁经营及库存情况和配送中心的库存情况，以便分析各连锁分店每天的销售情况，主动配货或采购，避免超储积压或卖断缺货的情况，提高企业效益，从而达到控制各连锁分店的目的。

（5）、自动管理商品品种价格

随着连锁企业的扩张，跨地区经营不可避免。不同的区域消费特性不同，制定不同的价格政策或者经营不同的品种才能满足不同区域顾客的需求。在连锁企业的扩张中，多样化的连锁模式如直营连锁及加盟连锁都是可能的选择，特别是随着这些加盟店的加入，品种价格政策的可能会有多样化需求。

在连锁企业经营中，价格政策必须由总部统一负责，这是连锁经营的关键因素之一。但是，对跨区域的连锁经营，一般来说，不同区域，对某些商品的价格接受能力有很大差异。因而只有从实际出发，制定较为灵活的，适应不同区域消费水平的价格，或者在不同的区域经营不同的品种规格，才能取得最大的销售额。

（6）、对门店的自动管理

加强对门店商品销售及库存的管理，并在此基础上实现公司统一管理库存的自动订货，公司对分店的自动调拨以及分店之间的商品调配，缩短订货周期，增强送货的及时性、可靠性，并最大程度地减少库存的积压。

二、SCM必须实现的最基本功能

1、可以让任何有授权的用户从其终端实时监控、查看任何一个门店的销售情况（例如来客数、客单价、毛利率、销售成本等等）；库存情况（品项、规格品种、进货价、销售价）；订货情况（订单数量、在途情况）等等数据，并可以进行实时数据分析，例如同比、环比、与计划差距、与最优秀门店指标比；同时提供预警数据，例如缺货预警、销售异常预警（发现大宗团购一般就是在作假账）、销售不足预警、销售价格异常预警（往往是门店为了完成销售指标在牺牲毛利促销）等等。

2、同时这些用户也可以实时监控和查看任何一个品项的销售情况（销售额、销售量、进货价、销售价等等）；库存情况（例如库存数量、规格品种、库存地点、库存环境（湿度、温度）----这对冷链产品极为重要、库存时间和过期时间等等）；订货情况（订单数量、在途数量、预计到货时间、预计到货数量等等）；结算情况（对账数据、退货数据、赞返数据等等）。以上这些数据为实时调整经营策略和运营方法提供了支持，例如促销活动的时间选择、品项组合选择、价格带选择、目标客户选择、供应商选择都需要这些数据。

3、帮助零售商随时掌握订货信息的传输情况，充分了解、捕捉与满足顾客的真正需求，合理规划安全库存的最佳水平，合理调整企业的广告策略和价格策略，提高资金利用率，而且还可以帮助供应商合理安排生产数量、时间以及运输等问题，实现按单生产、及时交货，从而减少了生产效率的损失。

4、将零售商内部的一些实时动态信息，例如订货业务，退货业务，销售业务，扩张计划，促销计划，网上对帐对单业务等等信息，以及其他的需要与供应商，制造商等企业交流的信息，通过一个专业的网络平台工具来进行实时交互和管理，从而解决大家在信息交互和交易单据传输方面的延时和高成本问题。

5、对每一个系统用户允许操作的系统模块、界面、权限进行相应的设定，例如：在网站上点击接收确认各项单据信息，则表示已经正式确认了该单据信息；如果单据信息有问题，可以通过及时通过互联网络进行相应的沟通；而日常的网上对单对帐，也是可以通过网络进行核对，确认无误后，零售商则直接将应付帐款通过网络划拨给该供应商，进而有效提高双方的办事效率。

6、实时对上传信息进行反馈和确认，并进行相应的管理和分析，进而产生一系列与零售商内部管理相关的各项信息，使供应商和制造商能够及时获取相应的信息和资料，将原来的一些游离于企业外的管理流程和环节纳入到自己的管理体系中，有效的降低商品缺货率，提高商品周转率，同时也节省通讯费用。

三、系统结构要求

1、基本功能

（1）、配送中心与连锁企业信息系统及门店管理系统无缝集成

SCM将实现配送中心、总部业务管理、门店管理一体化集成设计，配送中心信息系统又与车辆运输信息系统及自动化仓库控制系统集成。

（2）、支持顾客的管理

SCM可以通过会员卡、储值卡、预付费卡等等卡片系统来采集顾客信息，为实施客户关系管理系统（CRM）准备数据基矗

（3）、支持自动报表

SCM将提供连锁店商品销量和销售额统计、连锁店销量和销售额排行榜、商品销量和销售额排行榜等统计分析报表，及时按商品销量和销售额对经营品种进行ABC分类，对企业的经营管理提供辅助决策支持。

（4）、有完善的预警机制

SCM将可以对接近有效期的商品、滞销商品、过期订单、库存缺货进行警告和提示。

（5）、支持连锁店的多元化经营

为了充分发挥连锁门店的渠道优势，SCM将支持对非商品的销售管理，如数码冲扩、化妆品、药品、快餐店等等。

（6）、先进的数据交换平台

目前我们已有的信息系统是基于WEB的解决方案，要支持上千家连锁门店的正常运作是困难的，其数据传送缓慢且经常出错，甚至出现出一张报表需要一个小时的情况。建议SCM系统采用更好的通讯架构，以低成本高速度支持数千家连锁门店的正常高效运作。

建议将数据库技术和流程管理技术结合起来，利用工作流来串联一项工作的不同阶段。各种单据处理后的不同状态，系统将自动传送到后续处理人的处理窗口中；下一阶段的工作人员将会在他们的邮箱中看到自己所负责工作的当前状况，并且可以选择其中任意一项工作(邮件)切换到相应单据进行处理。

2、集成化的信息系统

SCM信息系统至少应该由三部分组成，即总部的信息系统系统；门店管理系统；配送中心信息系统，而配送中心系统分为仓储管理；车辆运输管理；设备控制三子系统。

这些系统应该建立在一致的数据平台上，相互之间实现信息实时集成。具体的讲，SCM能从门店管理系统获取门店的库存信息以指导销售采购财务结算等；能从门店系统中获取各门店的自动补货申请；能从门店系统中获取送货品种数量包装送货地址路线等信息，规划出最优配送方案；能从设备控制系统中获取库房温度湿度等信息，以监控库存商品的状态。

3、连锁门店管理系统

应该是一个递阶分布控制系统，满足区域公司和总部对其数据实施实时采集和相互通讯的要求，同时可以满足多目标资源配置的调度和多目标监控。

四、对5个主要流程的处理要求

五个流程，即订货流程、入库流程、销售流程、货物调拨流程以及退货流程，（此外还有SCM还要支持若干辅助流程，例如计划、预算和成本控制流程；对账、结算和资金归集流程；招聘、培训和任用流程；战略规划、业绩合同管理和业绩考评流程；资源配置和投资管理流程；业绩真实性稽核和计划执行进度督办流程等等。）

1、订货流程管理

订货流程应该包括3个模块：供应商资格动态认证；采购合同动态评审；采购合同执行动态监控。

（1）、供应商资格动态认证

通过对供应商生产经营数据的动态采集，例如产品质量数据、生产成本数据、生产能力数据等等，然后进行评估判断，决定是否继续其供应商资格。

（2）、采购合同动态评审

通过对采购合同涉及的产品规格品种、价格等数据与竞争对手和市场一般调查数据比较，建议修改采购合同的采购条件，包括价格、规格品种、交货时间、交易条件（例如赞返比例、结算条件）等等。

（3）、采购合同执行动态监控

采购合同执行动态监控就是通过对订货过程的管理，如对已收到的和分发的订单、商品出库、在途运输等环节的信息进行监控，全面控制订货事实，实现快速响应订单过程以及提高工作效率。

我们提出上述要求的理由是：

在手工操作的订货流程中，零售商下达订单后，通过邮件或者电话，上门提取等方式将信息传递给供应商，之后供应商就会按照订单的数量，在订单有效期内将商品送到订单的指定地点。如果供应商无法满足订单，只有少数企业会及时告知零售商采购买手，而多数是不会通知的，这样零售商买手就会陷入很茫然状态，迎接买手的就是门店和配送中心商品库存告急，此时再去准备，缺货事故已经既成事实。

这种信息延误给零售商带来的缺货导致损失巨大。

实际上零售商的经营管理人员要接触的各种信息可以说是浩如烟海，例如商品库存，商品订货，商品退换货，促销情况，收银情况，供应商信息，结算核算信息等等数百个报表，成千上万的重要信息，但是这些信息并不完全，只是进销存系统所产生的一些数据，而一些重要的外部数据却没有导入系统，并进入我们的分析系统中参与日常的管理。

建议SCM系统把上至制造商，经销商，供应商，下至门店收货，顾客送货服务等一系列外部环境的支持和协助管理联成一体。

（4）、SCM的订货环节订货成立的条件是：

日均销量×订货周期－现有库存－在途数量>0

订货周期是商品订单发出到实际收到商品时间，这个周期包括了订单发出，订单接收，备货，运送，验收入库共计五个环节。而订货周期的5个环节中零售商所能够控制和掌握的只有发送订单和验收入库这两个环节。其他环节都是由制造商和供应商来掌控的。而这一部分信息情况，手工操作时只有通过电话来沟通联系，这样就会陷入无边无际的电话咨询的海洋之中，居高不下的操作错漏率就不可避免。

手工操作必然导致以下问题：

a.供应商多久能送货？即使订单有期限，但是什么时候送货是影响零售商运作的一个关键问题。

b.能送多少货？你下达的订单，制造商能够满足多少？是满足所有订单的单品和数量还是部分单品？

c.你的门店在供应商送货期间是否会断货？门店的最多能扛几天？

安全库存的存量是依照供应商的送货周期订的，供应商的送货周期虽然可以约定，但是商品的供货流程中的变数太多了，在实际中，安全库存往往并不安全。

如何掌握供应商和制造商订单物流信息，应该说是零售商内部管理首要问题。

所以说，SCM必须能够有效解决这个问题。

2、入库流程管理

SCM对入库异常情况的处理要一定简单高效。

因为入库流程管理不仅反映库存增加的事实，更重要的是，它通过对入库过程的管理，及时向决策者提供入库状态的信息，如检验状态、入库通知等，将库存管理从静态信息变为动态实时信息，大幅降低运营成本和商品贬值风险。

正常情况下，采购订单中指定的商品，按照需求时间、数量到达配送中心仓库或卖场，库管人员核对后接受入库，过程中需要打印什么入库单、验收单等等，是一式几联等等，都是例行公事。

但是我们希望入库流程不仅仅可以完成正常情况下的业务处理，更重要的是能够对异常情况进行控制和标识，使得相关管理人员可以获得及时和完整的信息，以便进行相应的处理，同时这个流程是非常简单的。

实际入库流程中，最常见的异常是：

（1）、入库时发现某商品到货数量大于订单订货数量。

这种情况应该说是常见的，每个企业肯定都会碰到，在一般SCM中有两种常见的处理流程：

a.在SCM中按订单订货数量入库；超出部分不在系统中进行入库，放在特定位置，通知采购员。

b.在SCM中按到货数量入库，其中超出订单订货数量部分放在封存库位，暂时不能领用，通知采购员。

有些其他企业信息系统设置入库数量不得大于订货数量，否则多出部分不接受。

实际上，从管理流程角度，这样的限制没有必要。

SCM所记录的信息必须与实际情况相符。如果实际情况是送货车辆必须等待库管人员核对完方可离开，验货员发现到货数量大于订货数量的同时，立即原车退回的话，信息系统软件中设置入库数量限制就是合理的。但是大多数情况下不可能是这样的。通常库管人员只是核对诸如托盘数，毛重，有无外包装损坏等情况，无异常即签收，送货车辆即可离去。然后才会进行详细的清点和检验。如果接受信息限制，则超过部分就不会在信息系统系统中有记录，也就是信息系统不能标识和管理这种异常情况，其他人员也不能通过信息系统获得相关的信息并进行相关处理。这样就需要存在一个信息系统外的系统（如Excel表格）来对这部分数量进行管理，很明显不是一个合理的方法。

所以我们建议就是让SCM系统直接实现实际操作流程就可以了。

（2）、发现供应商装箱单与采购订单相符，但是与实际物品不符。

这时较合理的流程是这样的：不管怎样先在SCM中接受入库再说，当然是入到封存库位，不可以被领用。然后由相关人员确定实际物品到底是什么，公司是否需要这些商品，如果不需要，再进行退货操作即可。

这样做并不麻烦，因为实际操作就是先入库再退货，不在SCM中做也要在一个什么其他的系统或单据中记录，在SCM中做记录的好处是将来产生供应商绩效数据时对于这类错误有了统计，反之则要人工进行统计分析。同时对于库管人员而言，正常情况下在SCM中会进行入库、退库操作，异常情况下也要进行入库、退库操作，只是库位不同，这样的流程比正常情况下要在ＳＣＭ中进行入库操作，异常情况下入库要填写某个表格单据，退库填写另一种表格单据要简单的多。

另外对于财务人员处理应付款业务也有好处，当供应商负责应收的会计打电话来问为什么没有付款时，财务人员就会发现有根据这样的记录，减少查找和交流的耗费。

所以说一个流程简单有效就是合理的。

3、销售流程管理

销售流程管理的核心是动态订货和动态配送。这就要由总部统一管理门店库存，就必须随时动态地掌握到连锁分店的库存变化。销售流程管理的主要目的，就是要重视目标与实绩之间的关系，通过对销售过程的追踪与监控，确保销售目标的实现。

所以我们希望销售信息管理能够对企业内分销环节中每日发生的销售事实给予及时记载，了解日常销售工作的动态、进度，及早发现销售活动中所出现的异常现象及问题，立即解决。在此基础上，以分销体系和时间为参数，对不同的产品销售情况进行查询、统计与分析，从而使不同级别的机构决策者可以及时地获得企业的销售情况，为企业的采购决策提供依据。

所以我们建议在连锁门店管理系统中，统一保存所有门店的商品库存帐，由总部统一登录各门店的库存帐。当配送单制单完成并确认登帐时，在总部商品库存帐变更的同时，该配送单所涉及的门店商品库存帐做相应的变更。制单完成的配送单随货同行，送达门店。门店据单验货收货。若发生货单不一致的差错，则在单据上注明差错内容，并及时在系统内勾对配送单，系统可根据管理需要赋权给门店，让门店根据双方签收的配送单差异数及时修正库存，且按实际品种数量收货。该单据的回执联返回。

总部在对差错单据核对后，检查门店修正的库存数据准确性，同时修改门店商品库存帐和配送中心商品库存帐。门店可以通过网络向总部服务器访问查询本门店的库存情况和配送单等信息，也可以通过网络将库存数据下载到门店的计算机上，以便进行有关管理时使用。总部登记的门店商品库存帐是唯一的有效库存数据，不会出现总部与门店在库存帐数据上相互之间衔接不上的情况。门店签收的配送单回执联是总部所登记门店库存的原始凭证，当门店对库存数据出现疑问时可以根据它进行核对。同时，要求系统支持多计量单位转换，也支持整包装拆零销售的功能。

对于门店向总部的退货及门店之间的货物调拨，其退货单、调拨单的制单、登录均由总部完成，从而保证库存数据准确性和一致性。

对于门店的盘点业务，由门店将其盘点数据录入计算机系统，并上传至总部的主机中，由总部进行库存商品帐的溢缺处理，其处理结果由配送中心下传给门店。

采用总部集中管理各连锁分店库存好处可以概括为以下几点：

（1）、门店库存数据的更新是即时的，保证了总部各种业务活动对门店库存数据的实时需求。而传统门店分散管理库存则很难做到这一点。在不了解门店实际库存动态变化情况下，总部不能准确地把握门店库存，从而影响即时业务的开展。

（2）、可以保证库存数据的唯一正确性，不致在总部和门店之间引起混乱。

（3）、以提高效率，降低成本。减少门店对专职录入人员的需要，减少录入设备数量，使门店能专心于对商品实物的管理和销售管理。

（4）、既可以满足门店业务活动中，对库存数据查询访问的需求，又有利于加总部强对门店及整个物流的管理控制，因为总部实时掌握各门店的库存情况，才可以及时对进货、配货、调拨、核算等进行处理。

各连锁分店自行或由总部设定其业务帐库存上下限，通过库存上下限报警来控制分店的库存是一个行之有效的库存监控手段。通过下限报警生成请货单来代替人工的要货计划无疑从速度和准确度上均可以有很大的提高，并实现主动配送。

库存上下限的设定需要经过长期经验的积累才能做到准确。而且根据实际情况的变化要做相应的调整才能真正使库存上下限起到应有的作用。因此库存必须是动态的模型，适合企业根据实际经营情况进行调整，逐步趋向最合理的库存控制点。

除了门店库存外，系统还应该根据连锁企业的管理实际需求，对系统的基础信息实行适度集中统一管理，以利于管理、易于维护，系统采用。这些基础信息如商品名称、客户名称、客户信用额度、质量政策、生产厂家、商品价格等，由连锁总部统一管理这些信息并下发到各连锁分店中。

4、货物调拨流程管理

货物调拨流程是门店之间产品销售协调的过程，也是总部对各级门店库存平衡协调的过程。

建议系统在设计时，必须考虑所有要货单和调拨单需由总部确认，并进行门店之间的协调，系统自动与正常的客户销售加以区分，以便得到企业真实的销售统计。

对于门店向总部的退货及门店之间的货物调拨，其退货单、调拨单的制单、登录均由总部完成，从而保证库存数据准确性和一致性；对于门店的盘点业务，由门店将其盘点数据录入计算机系统，并上传至总部的主机中，由总部进行库存商品帐的溢缺处理，其处理结果由配送中心下传给门店。

在连锁零售体系中，货物的调拨是复杂多样的，系统处理主要需要考虑发生了库存水平变化和运输费用。

5、退货流程管理

退货流程是订货流程的反向操作，主要是手工操作，内容有退货申请、退货检验、退货批准、退货审核等。

我们建议必须在SCM中能够提供所有操作涉及的单据的制作、复核、自动报表和通过严格的电子签字程序进行业务流程监控。

在实施过程中，由于我们提的需求建议太多，软件供应商没有办法使用其最佳商业实践流程，只好重新开发业务流程，所以供应商的部分模块就不能用了，必须重新开发。例如资源配置模块使用的是一个多目标线性模型，通过一个专家数据库，调整目标之间权重，转化成为一个标准线性规划模型，求非劣解；例如预算平衡模块使用的是一个动态投入产出模型。

(本文不涉密)
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