论ERP系统及其对企业存货管理的影响

 ERP系统正成为企业存货管理的重要手段。本文分析了ERP的内涵，阐述ERP系统对企业存货管理的影响，指出ERP系统能促进存货管理现代化，对企业产生巨大的经济价值。

      一．ERP的内涵

      存货管理一直是企业管理中最重要也是最复杂的工作之一。通过对许多企业存货管理中存在的问题进行分析，造成问题的原因卡要包括管理基础和管理工具两个方面。管理的基础信息是数据。如果没有准确、及时的营运数据，要做好管理工作是比较困难的。有了准确及时的数据，没有—套高效的管理工具也不能获得成功。

      ERP（Enterprise Resources planning）是企业资源计划的英文缩写，就是将企业内部的各个部门，包括财务管理、生产管理、物料管理、销售和分销管理、质量管理，产品开发管理、人力资源管理以及电子商务等利用信息技术集成在一起，通过计划的手段，形成一个信息管理系统。作为管理信息的集成，ERP系统要求：（1）信息必须规范化，有统一的名称、明确的定义、标准的格式和字段要求；信息之间的关系也必须明确定义；（2）信息的处理程序必须规范化，处理信息要遵守一定的规程，不因人而异，（3）信息的采集、处理和报告有专人负责，责任明确，没有冗余的信息采集和处理工作。保证信息的及时性、准确性和完整性；（4）各种管理信息来自统一的数据库，既能为企业各有关部门的管理人员所共享，又有使用权限和安全保密措施；（5）企业各部门按照统—数据库所提供的信息和管理事务处理的准则进行管理决策，实现企业的总体经营目标。管理信息集成的效果，决不是简单的数量叠加，而是管理水平和人员素质在质量上的飞跃。

      实际上，ERP不是一个全新的概念。以往的企业资源计划多使用手工或传统处理流程进行，随着企业规模的不断扩大，企业资源及信息已难以通过手工操作实现快速集中和优化，而市场竞争却日趋激烈，需要不断提高反映速度，减少决策失误。在这种情况下，利用信息技术实现企业资源计划成为企业管理的一个共同需要。这里提出的企业ERP系统是指利用先进的计算机及网络工具，配合实用的管理软件，利用信息技术手段优化企业资源计划，达到高效、及时、高度综合的效果，为公司管理提供更有指导意义的资源信息。正是由于ERP系统具有高效、及时等特点，使得企业存货管理可以从中获取更为积极有效的信息，用于随时调整存货量及处置呆滞品，ERP系统正成为企业存货管理的重要手段。

      二．ERP系统对企业存货管理的影响

      （一）整合企业价值链

      企业存货主要可分为为生产产品而储备的材料、正在生产过程中的在产品及为销售而储备的产成品和商品。显然，产成品和商品的储存种类，数量主要是为了满足客户临时的需求。而材料的储存种类、数量则主要是因为担心供应商不能保证及时供货而发生的。随着企业规模的增长，客户、供应商数量的增加，产品、材料种类的增加，相应的存货储备量也急剧上升，而实际上，—般来说，企业的产、销能力是平衡的，大部分情况下，其产能还略大于销量，如果企业能及时获取客户需求信息，及时调整生产计划，其产成品和商品的库存就可以大大减少。因此，现代化的企业不但需要对自身资源信息的掌握，同时需要将供应商和客户信息进行整合，形成相对完整的供销体系信息，以力争实现各个环节上存货的减少，达到共赢的目的。

      然而，由于原来产业链上各企业的信息无法及时、准确地共享，企业不了解客户需求变化的情况，为了应对客户突然提出的需求，企业只能储备大量的产成品或商品存货；同时，由于企业不了解供应商的排产计划和准确的供货时间，为了保证自身的生产不受材料缺货的影响，也会在内部储备大量的材料。

      而ERP系统则使得企业有了实现整合价值链信息的技术平台，解决了手段的问题。企业通过ERP系统信息平台的共享，可以登陆客户的ERP平台，获得其近期的生产计划和产品需求，据此排定自己的生产计划。同样，企业的供应商也可以登陆企业的ERP平台获取相应信息；企业还可以登陆供应商的ERP平台获取供应商实时的生产信息和完工信息。因此，如果客户端需求或生产计划有所改变．可以第一时间被食业及其供应商获取，企业及其供应商就可以相应调整生产计划以避免库存的增加。这样在供应商、企业，客户端各个环节的库存都可以大幅度降低，真正实现共赢。存货可以大幅度降低，真正实现共赢。
     
      （二）实时的跟踪

      传统存货管理，虽然也有事前预计、事中控制、事后分析等几个环节，但足由于其基本数据依赖于手工单据、凭证和账簿，这些数据的汇总分析周期较长，全部仔货数据的整理、汇总、分析往往只是每月进行一次，且需要较长的时间，因此，其事中控制的环节实际上很难做到。由于事中控制的缺失，事前预计实际上也仅为增加采购、增加库存的预计，很难根据实际产、销的变化来减少、控制库存，所以在事后分析时，往往发现期末库存比原来预期的要多很多。

      而ERP系统的思想则是实时跟踪，管理者可以跟踪到业务的每一步操作，随时发现存在的问题，甚至通过专门的软件设计，让系统自动通报问题，公司的管理成了—个动态的系统，一个环环相扣的过程。部分原有的业务流程要重新调整以减少随意性，加强规范性。在传统信息流体系下，要想得到实时的库存信息几乎是不可能的，只有规定—个固定的时段由仓库统计人员将一定时间的库存信息进行汇总后才能提供完整的库存信息。而在企业ERP系统下，物流和信息流是同时进行的，管理者可随时得到任何时间和任何时段的库存信息，且管理信息越来越精细和集成。这样，当产业链上的产、销信息有变化时，存货管理者可以及时查询当前的库存信息，并据以进行企业的生产和采购业务调整，及时、准确的将调整信息传递下去，以最大限度地利用库存，减少库存。

      （三）信息流的变化

      在原有的存货管理系统中，物流、资金流、信息流是相互分离的，信息来源于对物流、资金流的综合处理，如月底综合处理全部的验收、领料、销售。在日常的运转中信息流是与其他流相分离的，它们之间的关系只有月度结算后才明朗。而ERP系统则把三者合而为一，每一种流动都连带其他流动，而且同时分不同的渠道各自集中，信息的来源已不是业务部门出物流信息，财务部门出资金流和信息流，而是三流同时，即时流动。信息的来源向业务的源头延伸，特别是涉及物流的信息都要由物流人员在物流业务处理的同时生成信息流，并定期或随时传递到整个系统。信息不必在规定的时间集中处理，财务人员汇总各种信息载体的功能将向业务部门转变，财务更多的是监督信息的形成、分析信息、提出建议。业务与财务已经真正连为—体，信息共享。

      传统的企业财务信息处理系统其最终的财务信息、会计凭证、会计分录都是由财务部门制作，但在ERP处理背景下，企业财务信息的来源发生了一些变化。由于各业务模块分散在各业务环节中，比如采购模块由采购部门使用，库存模块由仓储部门使用，销售模块由销售部门使用，总账、往来账模块由财务部门使用，各模块使用者通过一种环环相扣的方式形成最终的集成信息，而某些财务信息是在业务操作时就已形成。由于信息流的变化，财务人员直接处理业务，汇总信息的工作量可以大大减少；同时又可以更及时、准确地获取库弘售息，从而能利用更多的时间进行信息分析。在采用经济批量模型、陆续到货模型、商业折扣模型、存货ABC控制法、分级归口控制及适时性管理等方式时，也可以利用ERP系统制定特定的报表和模型，这样财务人员可以及时将数据进行加工、分析，形成对管理更有价值的信息。

      总之，ERP系统是有效、先进的管理工具和思想，通过它可以整合企业价值链，实现产业链上、下游的信息共享，各个环节库存减少，达到共赢的目的，通过它可以实现存货管理的实时跟踪，从而及时准确的调整生产、采购计划，避免库存的增加，通过它可以实现信息流的整合，将物流信息和财务信息流统一，从而减少财务人员汇总信息的工作量，同时又提高数据的及时性和准确性；财务人员可以将更多精力投入到库存信息的分析处理匕，从而为管理者提供更多更有价值的信息。而一旦有效运转ERP系统，企业将获得无法估量的效益，不断推动存货管理现代化。

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