需求驱动型ERP系统选购的四大注意事项

ERP系统如果从驱动角度来分，可以分为以需求驱动的ERP系统和以流程驱动的ERP系统。这两类系统由于设计因素不同，其内涵也有很大的差异。在选购的时候，当然注意点也有所不同。笔者结合自己的亲身体验，谈谈企业选购需求驱动型ERP系统的的注意事项，供各位参考。

注意事项一：需求之间的相互联动。

笔者认为，虽然有些ERP系统是围绕一个个需求所展开的。但是需求之间仍然存在着一些难以割舍的互动关系。如当销售订单审核之后，如何让采购、物料、生产等相关部门知道这个订单的存在；如对于预付性质的销售订单与采购订单，如何通过财务部门进行联动控制等等。这些都涉及到部门与部门之间、用户与用户之间的联动关系。如何需求之间没有形成类似的联动效应，那么很显然，部门之间的隔阂将无法通过ERP等信息化管理系统来消除。有时候，甚至还会加强。那么企业不是搬起石头砸自己的脚吗？

所以笔者认为，企业即使选购需求驱动型的ERP，也需要注意各个需求之间的联动效应。具体的来说，在购买的时候，要向对方售前咨询顾问确认，当单据审核的时候，是否有一个通知的动作。如有些需求驱动型ERP会跟邮件系统结合。系统管理员可以指定， 当单据审核的时候，可以向指定的用户发送邮件通知。如此的话，即使在流程上没有关联，但是至少可以通过邮件等通知手段来有机的把它们联系在一起，形成需求之间的相互联动。如果ERP系统有类似功能，则用户在单据审核之后也不用一个个的去通知。系统会自动通过邮件的形式向用户发送通告。

注意事项二：最好带有流程自定义模块。

有些ERP系统虽然在设计的时候是以需求为核心的，但是仍然会提供一个流程自定义模块。用户可以根据自己的需要，来定义企业业务的管理流程。如神州数码易飞ERP系统就是以需求为驱动的。不过其还有一个工作流系统，能够与之相集成。从而用户可以根据自己的需要，将各自相互独立的需求组合成一个管理流程。不过可惜的是，神州数码的这个工作流系统需要另外独立购买。

其实笔者从内心来说，还是比较推荐那些流程驱动的ERP系统。它们往往在设计的时候都已经体现了流程为核心的理念。对于那些喜欢需求驱动ERP的企业来说，笔者认为最好还是需要注意流程对ERP系统的作用。这主要是因为现在强调部门之间合作，有时候一个业务往往涉及到多个部门。如果没有流程这个平台，很难将它们有机的联系在一起。如对于一些信用不好的客户，企业可能会采取预收款的形式。这在ERP系统中就可能涉及到销售、生产、财务、仓库等多个部门。如对于预付性质的销售订单，合理的处理思路是：当销售订单审核时，订单会处在挂起的状态。同时系统会自动生成一张收款性质的单据，财务就会根据这张单据去判断客户是否付款。当客户付款后，财务人员审核这张单据，才是销售订单才会正式审核。在此之前，采购、仓库、生产是无法进行后续动作的，也就是说只能够查询而无法进行单据的操作，如生成采购计划与生产计划等等。要完成这一系列的动作与控制，则必须有流程的帮助。如果没有流程在其中牵针引线，很难将它们有机的联系在一起。由于涉及到的部门比较多，即使有上面的邮件通知功能，也可能会有疏漏。为此笔者认为，企业在选购ERP系统的时候，即使选择的是需求驱动型的ERP系统，最好也要选购那些带有流程自定义模块的ERP软件。以便将一些比较复杂的业务在流程平台上进行整合。

注意事项三：即时通信工具必不可少。

对于一些流程驱动型的ERP系统，往往会有系统通知的功能。如用户定义了一个订单审核流程。当采购订单输入完毕后，用户点击"完成"按钮。则系统会发一个系统通知给采购经理。当采购经理登陆系统后，就会看到这个通知消息。然后通过这个消息可以直接打开对应的采购订单，而不用再去采购模块查找。查看无误后审核，然后系统又会发一个反馈信息给采购员。这就是流程驱动型ERP不可替代的优势。

那么对于需求驱动型ERP来说，如何来实现类似的功能吗？总不能够没完成一个订单就电话通知吧？这显然会凭空增加用户的工作量。在这种情况下，可能一个即时通信工具就必不可少了。当用户完成或者审核一张单据后，就可以直接通过即时通信工具来告知相关的当事人。

笔者以前给客户实施过一个ERP项目，这个客户选择的就是需求驱动型的ERP系统。项目上线后，他们觉得邮件通知有点慢。因为有些用户的话，邮件客户端不是经常打开，而且也不会经常去查看邮件。这导致有些单据后续的处理工作无法及时完成。跟客户沟通后，笔者建议他们上一个即时通信工具。不够那时候由于他们的ERP系统还没有自带这个即时通信工具，笔者就建议客户使用一个免费的开源软件PSI。这个即时通信工具是开源的，可以运行在多个平台上。而且还可以设置有消息时强制打开的功能。如当某个用户发送消息时，对方这个消息窗口就会强制打开。从而保证用户不会错过任何一条消息。不过可惜的是，这个即时通信工具是跟ERP系统脱离的，没有很好的集成。

笔者的意见是，企业选购需求驱动型ERP的时候（包括其它信息化管理软件也是类似），最好自带有一个即时通信工具。如此的话，就可以跟系统的其他模块整合。如可以设置，当单据审核之后，自动发消息给指定的用户；还可以设置预警功能，当应收帐款到期或者库存数量低于安全库存的时候，向用户报警等等。这些功能都非常的时候。笔者以前负责神州数码易飞ERP系统的时候，他们就带有这个即时消息的工具。不过那时候还不成熟，没有跟系统的其它模块整合。到现在最新的版本，应该已经设计的不错了。

总之对于需求驱动型的ERP，其最大的阻碍就在于沟通上。因为无法通过流程将相关的责任人联系起来，无法形成一股合力。此时只有借租即时通信等工具，来加强他们彼此之间的沟通与协调。

注意事项四：承上启下的功能模块。

对于需求驱动型ERP，有时候还需要一些承上启下的功能模块。对对于入库单到应付帐款，这中间就需要一个功能模块。笔者以前遇到过一款需求驱动型ERP系统，他们在设计的时候没有这个承上启下的功能模块，操作起来就显得很别扭。他们在生成应付帐款的时候，有两种方式。一是根据发票与应付帐款去匹配入库单，即先入好应付帐款单据，然后再手工的在关联入库单据或者在入库单据进行金额的分配。二是在入库单上进行过账作业，此时一张入库单对应一张应付单据。这两种方式，无论采用哪一种方式操作起来都比较麻烦。

而像易飞ERP那样，如果采用承上启下的过渡模块就不一样了。可以专门设置一个"生成应付帐款"的过渡窗口。在这个窗口中可以选择需要结帐的入库单据，还可以设置需要合并成一张应付帐款还是生成单独的单据。然后按一下运行就可以根据用户的需求产生对应的应付帐款。对于需求驱动型的ERP系统，这些承上启下的功能模块有时候是必不可少的。因为其不仅可以方便用户的操作，而且还可以提供很好的灵活性。

总而言之，对于需求驱动型的ERP系统，其选择的核心在于需求之间、用户之间的沟通上。如果能够将这个问题解决了，那么选型离成功又跨近了一大步。

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