中国石化：如何物料编码管理系统

许多企业在信息化的建设过程中，对信息分类编码标准化作用认识不足，往往是只重视系统硬件的配置和软件的开发，而对信息表示方法没有重视。各职能部门对信息的命名、描述、分类和编码等工作，完全按照自己的需要和习惯来进行。分类编码目录内容较乱，互不兼容，很难满足现代化信息管理的要求，这必然会严重影响系统的运行和维护。        

许多信息系统失败的例子中，相当一部分是由于没有重视信息系统编码。这主要是国内没有一套完整的科学理论指导，对分类编码标准化工作缺乏足够的认识。在一些企业内部信息名称不统一、信息分类方法不统一、对同一信息的计算方法和计量单位不统一等等现象屡见不鲜。另外，对同一性质的信息分类编码标准的制定，企业之间、部门之间，往往互不沟通，各自为政，不考虑标准的兼容和衔接。系统一旦建立，若推翻重来，必然浪费大量的人力和物力。

在国外一些国家，信息系统的建立，非常着重于分类编码方法的优化、系统分析和整体规划。若建立一套现代化的物资编码系统，可以确保物资设计、制造、采购、储存、运输等业务的正常运行，避免由于不必要的浪费而造成的损失，可以促进物资信息交流，提高物资利用率，加速资金周转，节约采购资金，减少储备资金占用。可见信息分类编码标准化的经济效益和社会效益相当明显，意义重大。

一、中石化的物资编码工作现状

中国石化物资编码和产品编码从上世纪80年代开始，历经十余年，先后多次修订和发布，各自形成了管理和应用体系。物资编码分类参考了国家标准、原纺织部(39大类)、化工部(45大类)、石油部(52大类)分类标准，现在使用的是2000年修订后的分类及编码，共计56个大类，编制到16位低位码的物资有10个大类12万条左右。产品编码参考了国家统计局分类标准，经过不断修订补充，目前在用编码约4万条左右。

这两套分类与编码总体上是科学合理的，为生产经营管理、物资供应管理、产品与物资统计和信息化建设发挥了重要作用，为推进中国石化管理改革和ERP系统应用奠定了重要基础。但是，随着中国石化信息化建设的不断深入，产品、采购价格、供应商、库存储备等管理改革的深化，现行的物料编码也存在着不相适应的问题，主要问题表现在：

(1)物料编码没有实现集中管理。目前只有10个大类的物料统一编制到低位码，仅占全部物料的极小部分，其余大类的低位码由各企业自行维护。由于对分类和模版的理解不同，在事实上形成了一个企业一套编码，这与集中式ERP建设、电子商务采购、价格与供应商集中管理、数据统计、库存储备、采购信息共享的要求极不适应。

(2)物料分类不统一、不合理。一是产品分类与物资分类不统一，其中既是产品又要采购的物料，其编码不统一成为ERP、电子商务等信息系统运行的障碍。二是物资分类与工程设计材料分类不统一，不利于工程总承包单位物资采购统一管理，无法实现工程设计系统和ERP系统以及物资采购电子商务系统的数据交换与信息共享。三是部分物料分类不合理，部分中类之间划分明显重叠，不利于明确分类，与目前信息化应用的要求不相适应。

(3)部分物料已经落后于科技进步和经济发展的要求。一是技术淘汰和新材料、新产品的使用。比如沸腾钢需要删除、复合材料需要增加;二是部分分类反映了当时计划经济的特点，现在需要调整。

(4)部分物料模版规则不完善，不能科学合理地对物资进行准确描述。现行物料描述模版是统一的三段结构划分，分别描述物料的名称、规格型号、材质(或标准)，没有详细定义每一种物料的自然属性。

(5)没有统一编制低位码。总部统一编制的低位码仅有10个大类，其余46个大类的低位码由企业按照模版自行编制。从一个企业来看基本上是一物一码，但从中国石化总体来看，事实上形成大量物资一物多码，对多个系统应用整合和数据交换造成严重障碍，不符合信息化建设发展的要求，也不利于掌握物资供应管理的整体情况。

二、项目实施内容

物料编码的实施工作受到了中国石化领导的高度重视，物料编码工作组由物资装备部担任组长，发展计划部、信息系统管理部担任副组长，生产经营管理部、财务部、科技开发部、油田勘探开发事业部、炼油事业部、化工事业部、油品销售事业部、工程建设管理部、石化盈科、北京三维公司为成员，共同确定物料编码实施工作方案。

05年6月，物料编码系统正式立项，完成了科研评审和项目批复;05年7月至10月完成物料编码系统的开发;2006年11月基本完成了180万条物料编码的编制、修订和初步审核工作，初步具备企业的编码转换条件;下一步准备在2007年由各企业完成ERP系统的物料编码转换工作，建立中石化的统一物料编码体系。

经过企业、供应商等各方面专家通过多次讨论，重新制定了物料编码修订和完善的方案，确定了总体思路和工作原则，以8位无含义的流水码作为物料编码的主码，为方便操作保留原16位码作为辅码。同时重新确定了全部小类描述规则，制订了相关的物料描述模版。

根据编码规则和物料编码的总体要求，由北京三维天地公司完成了物料编码管理系统的开发与测试工作。该物料编码管理系统是总部和企业物料编码提报、生成、查询、维护的工作平台，能够将所有小类描述规则和整理后的数据全部加载到系统中，做到按标准自动判别物料描述、配置物料编码，并且实现编码的综合查询、分类查询、模糊查询等方便快捷的功能，为物料编码的编制、整理、审核提供了极大便利，工作效率大大提高。

通过系统实现了对物料编码的集中修订和网上审核，包括模版描述、物料条目描述，做到科学、准确、合理、实用。

三、项目使用效果

该系统的实施具有以下显著特色：

1.能够实现物资、石化产品和工程建设物料描述和编码的统一

石化产品、采购物资在分类、描述模版上实现完全统一，并按照模版定义的要求统一编制了低位码。

工程设计所涉及的物料统一到56个大类分类中，物料描述使用统一的物料描述模版。考虑工程设计的特殊性，允许在统一编制的低位码后增加相关设计信息，并与物料编码一一对应。

2.按照自然属性第一的原则对物料进行分类和描述，增强了物料编码的科学性、合理性和实用性。

对分类进行了调整和修订，以前的分类交叉、重复、与现行管理要求不相适应的问题得到了有效缓解。

在物料描述模版中打破了简单的三段描述规则，将每个小类物料的主要自然属性定义到模版，使物料描述更加科学、规范。不按照标准模版填报的物料描述，系统不接受，有效解决了人为和随意描述等不规范行为。

能够适应半成品、废次品管理、进口专用配件、零星物资打包采购和服务类采购等新的需求。

3.统一编制低位码，从中国石化整体角度实现一物一码。

低位码的统一、集中管理，数据分割、不能实时共享的问题可迎刃而解。为中国石化系统集成、信息共享奠定了重要基础。使用物料编码管理系统进行提报、发布，操作更加高效、快捷。新物料编码采用系统注册制(产品部分采用审核制)方式进行维护，企业在系统上填报，系统按照描述模版自动进行描述正确性判断、查重、发布新编码，鼠标点击之间即可完成，改变了过去人工维护不规范、时间长的弊端，大大提高准确性和工作效率。物料编码实现集中管理，统一分类、统一编制描述模版、统一编制具体物料描述，充分适应中国石化生产与经营管理的要求、充分适应以ERP系统为主线的信息体系运行的要求、具有较强的科学性、实用性和适用性，为提升中国石化生产经营管理水平、加强物资供应管理、推进信息化建设奠定了重要基础。

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