骑虎难下的ERP升级如何顺利“上马”

　　有一家企业在04年就上了ERP系统。经过近5年时间的磨合，ERP系统的效益已经逐渐显现出来。在08年低，这家企业使用的ERP系统有了新的版本。企业管理人员就觉得应该对自己企业的ERP系统进行升级，以获得更大的收益。在09年3月份，就开始对现有的ERP系统进行升级。结果事与愿违。到现在已经快过去7个月了，升级后的麻烦还没有消除掉。虽然新版本的ERP系统提供了很多新的功能，但是这些功能对于企业来说基本上没有多少的使用价值。而管理者却硬要上这些功能。对于终端用户来说这个新版本的功能就有点像鸡肋的感觉。食之无味，弃之可惜。而且由于操作上也发生了比较大的变化，所以用户在使用上也碰到了许多新的问题，有些错误甚至给企业造成了比较大的损失。现在这家企业是骑虎难下。经过5年的努力好不容易才让ERP系统发挥了效益，现在又面临着即将崩溃的命运。

　　那么这家企业为什么会面临如此难堪的境地呢?经过笔者的了解，其主要问题在于如下几个方面。

　　ERP系统升级内容重于形式

　　的确ERP系统经过版本的升级之后，会出现很多新的功能。但是这些新的功能企业是否用的着呢?或则说，这些新的功能所能够带来的价值，跟企业系统升级过程中所面临的风险是否对称呢?其实ERP系统升级跟操作系统升级非常的类似。很多看起来非常花哨的功能，在实际工作中很少用到。单从日常工作来说，Windows98已经可以满足日常办公的需要。所以没有必要冒这么大的风险、花这么大的精力去追求那些看起来比较时髦、但是没有实际作用的功能。

　　这家企业就犯了这个错误。在升级之前，没有认真评估新版本的功能对于企业是否有用，就冒然进行升级。在升级后才发现，新版本的功能并不能够对企业带来多大的价值。也就是说，过去几个月在升级上所花的精力都浪费掉了，而且还带来了一些不必要的风险。

　　笔者认为，企业在升级之前，最好先了解新旧版本在功能上的差异，特别是要评估一下新版本的功能能否为企业带来一定的利益。如果能够在很大程度上改善企业现有的管理，或者说某项新功能刚好可以弥补当前的不足，那么就可以考虑升级。相反，如果新版本的新增功能对于企业来说，可用可不用的，那么就没有必要对此进行升级。也就是说，笔者认为在升级的时候，要看中其实际可能带来的价值。而不应该看重形式。

　　预估系统升级界面及操作差异

　　有些系统在升级之后，虽然其本质的内容没有变化，但是在外观界面和操作上会有很大的差异。这个差异可能导致用户无所适从。拿一个简单的操作系统的例子来说。XP操作系统与Vista操作系统，虽然同样是微软的产品，但是其在操作界面上有很大的变化。虽然微软一向强调Vista的操作如何的直观，但是仍然让很多习惯XP系统操作的用户，在Vista系统面前却步。即使有了很多年XP操作系统使用经验的用户，仍然无法使用Vista操作系统。

　　其实这种情况不仅在操作系统上可以碰到，在ERP系统升级的时候会遇到。有些ERP系在升级换代的时候，可能在功能上没有多大的改善，但是在界面与操作上却会有天翻地覆的变化。特别是在从C/S到B/S模式转变的过程中，这个更加的明显。遇到这种情况时，不少用户就会感到迷茫。对于旧版本操作很熟练的用户，在遇到新版本时，也会不知道如何操作，从而导致工作效率降低，甚至出现误操作，从而给企业带来不必要的损失。

　　为此笔者认为，企业项目管理员在升级之前，需要先对新版本的操作层面进行评估。看看新旧版本的操作界面、操作方式上有没有明显的变化。然后根据变化的程度分别采取不同的培训措施。如果变化大的话，那么就需要考虑到其可能会带来的一系列风险。这个因素有时候也要加入到评估是否需要升级的决定中去。在ERP系统升级的时候，不变应万变，还是蛮有道理的。当界面操作出现比较大的变化时，一定要加强对用户操作的培训，特别是对于一些容易出现错误的地方。同时需要加强对系统的检测，追踪是否有错误的操作。

　　选择恰当的系统升级时机

　　在系统升级的时候，即使准备工作做的最好，也往往会出现一些意外情况。为此笔者认为，不仅要认真考虑是否需要对系统进行升级;同时也要考虑，如果需要升级的话，在什么时候对系统进行升级比较好。对于这个系统升级的时间，笔者有两个建议。

　　一是最好选择企业的经济业务比较空的时候。不少的企业生产经营都会有一些周期性的变化。如对于一些外贸五金工具企业来说，往往7-11月份是其生产销售的旺季。那么此时最好不要将系统升级的时间安排在这个时候。因为系统升级本身就是一件麻烦的时候，不能够再给企业忙中添乱。而且当用户一忙的时候，就必然会放松对数据的核对工作。此时如果万一用户的操作有什么不熟练的地方，出现差错用户也难以发现。所以最好将系统升级的时间定在企业的生产淡季，避开企业的高峰期。这也是为了保证新旧系统交替的稳定性。

　　二是需要考虑升级的内容。如前段时间由于新企业会计制度的执行，不少ERP软件公司都对ERP系统的财务模块进行了升级。由于其变动比较大，ERP软件公司不是将其当作补丁来处理，而是当作一个新的版本。对于这种情况，什么时候升级比较好呢?由于财务模块的内容有其独特的特点，即往往强调一个会计年度政策的稳定。为此对于业务性比较强的ERP软件升级，有时候还需要考虑其业务的特殊性。像这种情况，最好能够再年底完成系统的升级工作。然后在年初可以利用新的财务核算流程来统计业务。这就可以免掉不少的麻烦，如后续政策变更的麻烦。同时，这也是跟企业的实际业务操作流程相符的。因为大部分企业涉及到财务政策的变更，也往往选择在下一个会计年度实施。否则的话，需要增加许多额外的调整工作。

　　总之，这个系统升级的时机也非常重要。除了以上两点之外，还需要注意一点。即当旧版本的系统还没有稳定，那么千万要注意不要急着升级系统。否则的话，那将是一件很糟糕的事情，很容易导致ERP项目中途流产。

　　避免成为系统升级“小白鼠”

　　说句实在的话，新版本的ERP系统难免会存在一些漏洞。像微软这么大的企业，其也需要不断的发补丁来弥补新版本系统的开发漏洞。所以ERP企业开发的新版本中，也往往存在一系漏洞。这些漏洞可能企业自己测试很难发现，只有企业用户在使用的过程中逐渐发现并报告给软件公司。故那些第一批使用新功能的用户，很可能成为了软件公司的“小老鼠”，成为他们的试验品。

　　笔者在项目实施的过程中，从来不推荐用户在ERP新版本刚面世的时候就进行升级。一般来说，如果企业有升级的需要，也推荐他们在第二个或者第三个版本出现的时候再进行升级。企业没有必要为软件公司去测试ERP系统是否存在漏洞。等到第二个或者第三个补丁出来之后，一些系统新版本的漏洞也发现并弥补的差不多了，此时再进行升级，就可以减少由此带来的损失。要知道，通常情况下ERP软件公司是不会为此带来的损失进行买单的。

　　总之，笔者认为在ERP系统升级的时候，不要太过于注重形式。或者简单的人为，新版本肯定是好的。其实对于企业来说，没有最好的说法。只要适合企业的、能够满足企业当前需求的，都是好的。等到企业发现ERP现有的功能无法满足企业管理的需要了，再去考虑进行系统升级也来得及。

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