流程、规范、文化 ERP有效实施的保障

在一次企业高层论坛上有幸与Z.H.机械公司的Z总经理交流，谈到了企业实施ERP系统基本动因的话题，Z总经理说：我们企业实施ERP系统的成效和目的，就是“流程、规范、文化”这三个词。通过随后的交谈，笔者了解到他的想法：通过ERP系统的实施，第一是梳理、优化现有的业务处理流程，提高流程的运作效率；第二是要建立起新的业务操作规范，减少人为的错、漏、偏、差；第三就是要通过先进管理理念的落地、生根，逐步构建新的经营管理平台之上的企业文化。

一个传统机械制造企业的总经理，对ERP有这样深刻的认识，令笔者感到有些惊喜。

Z.H.机械公司是一个典型的机械制造业的中小企业，近几年得益于整体经济环境创造的机会，产销规模迅速扩大。随着企业规模的扩大，作为一个经营者，Z总经理在上ERP项目之前感觉到当前的企业发展和管理现状存在着一些比较严重的问题，传统的经验管理模式已经不能适应现实的生产经营管理要求。用Z总经理自己的话说：“Z.H.公司这样一个产值规模接近3个亿的企业，原先业务部门之间的交流沟通方式落后，生产经营方面的数据采集不及时、不准确，公司高层很难及时了解公司的成本、盈利、资金周转效率等数据。企业各个业务处理操作过程中的经验式操作非常普遍，不规范的操作经常导致一些经常性、重复性的错、漏、误、差；企业经营者和管理者都不能及时了解到相关的、准确的业务数据，对企业的经营和发展埋下了重大隐患”。尽管Z总经理没有具体说到他们企业曾经面临的困难和问题，但钢材等原材料价格的不断攀升、客户个性化需求越来越多、快速发展导致的产能瓶颈凸现、委外业务增多、各业务处理环节协同的要求越来越高，等等，对所有机械制造企业来说都增加了经营和管控的难度。Z.H.公司之前在生产经营方面的管控主要依靠中高层管理者的经验，有了错漏异常通常也是通过调度的方式进行处理、解决，实际存在的业务处理流程效率高低主要依赖于中层管理者、或关键岗位人员的工作热情和积极性，很多中层管理者几乎没有流程的概念，都是抱着“本来就是这样的、原来就是这样的”的想法，出了问题也很容易出现没有人负责任的现象。Z总经理几年前从他父亲手上接手Z.H.公司之后，用他曾经学习过的管理知识、管理理论来审度企业的经营管理和业务流程，很快就发现了以上问题。于是他想到了要用ERP这一管理工具，来构建新的经营管理平台，希望通过管理方面的创新，改革科层制架构为组织特征的传统经验管理模式，自上而下地贯彻现代企业的管理理念，建立以业务处理流程为导向的企业管理新思维。要通过提升业务处理流程的效率、增加业务操作的规范，来减少误差、浪费和低效，从而提升Z.H.公司的核心竞争能力。

Z.H.机械公司选择并实施U8-ERP系统，化了不到一年的时间，取得了很好的实施成效。在Z总经理眼中，Z.H.公司的ERP系统实施给了他三个很重要的经验。首先，ERP系统的上线和有效运行，只有管理理念的宣导和系统操作的培训是远远不够的，还必须制定严格的操作规范，并保障执行，以保证基础业务数据的及时、准确录入。要使企业的管理者和员工都意识到：每个业务处理环节的结果都可能会影响到整体流程的运行效率。于是对于不规范的操作和环节要毫不留情的进行处罚，并要有相应的管理配套来防止类似事情的再发生。 Z.H.公司曾经经历了三次上线，前两次都是因为管理和规范执行不到位而失败，有一些员工也因承受不了压力而辞职或被辞退。

其次，刚开始实施ERP系统的时候可能会在某些业务环节增加工作量，比如，基础数据的梳理和录入工作需要大量的人手来完成，所以可能会遇到很多管理者和员工的不理解和异议，因为增加了成本。但完整、规范的基础数据对ERP系统的正常运行是非常重要的，数据是ERP系统的新鲜血液，一旦基础数据完整了，业务流程顺畅了，操作也熟练了，就会发现原来很多数据是有逻辑的、或自动产生的、或方便整合的，所以总体上的业务操作人数和工作量是下降的。比如：原来仓库管理上线时有7个人做ERP系统出入库及报检操作，等ERP系统正常运行后只要3个人就可以了，比未上线前还少了一个人。

第三，ERP系统对业务处理过程的控制是非常严格的，但前提是规范操作。ERP系统上线不难，难的是严格按照规范去进行业务处理，因为ERP系统在很多方面要求我们改变传统的业务处理习惯，要变人治为法治，由经验式管理变为流程式管控，所以良好的业务流程和规范的操作习惯对有效实施ERP系统是非常重要的。而良好的流程和规范的操作又是企业文化的重要组成部分。

Z总经理也高度评价ERP系统对Z.H公司业务流程和规范操作的作用，他说：“ERP系统对流程设置比较完善，要求我们严格按照现代企业的业务流程进行操作，有效地减少了业务处理过程中的经常性、重复性错漏。Z.H.公司目前能够做到从接收订单到报价、BOM搭建、计划派工、采购、领料、出入库的全流程跟踪、管控，以及成本的基本有效控制；能够及时导出我们所需的数据，从而分析目前存在的问题；能够掌握企业的损耗、盈利等数据，库存也实现了从不可控制到很明显的下降。接下来的目标是要做到对每一个订单、每一个产品的每项成本进行及时、准确地归集和统计核算”。Z总经理认为Z.H.公司ERP系统的初步成效，达到了他当初设想的“流程、规范”的要求，同时也认为：随着ERP项目的深入实施，以及对企业流程和操作规范的持续改善，一定可以为Z.H.公司的企业文化建设带来良好的结果。

“流程、规范、文化”也确实是企业ERP系统有效实施的一种有高度的概括。

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