教你正确运用ERP“魔法棒”

随社会的不断进步，经济的不断发展，企业需要处理的信息量越来越多，业务越来越复杂，越来越多的公司考虑放弃原有的功能简单的财务软件，转而部署一个功能强大的软件系统。该软件系统能反映企业越来越大的复杂度，并且能给企业提供更好的手段监督一系列的业务流程和职能。

从直观上看，简单的财务软件和ERP系统最大的区别可能就在于成本。这可能就是一个正在成长的企业不愿部署ERP的主要原因。毕竟，在企业快速发展的这一阶段，最需要的就是钱，资金周转、缓解现金流、购买必需品比如厂房、机器、土地和股票都需要钱。当你花了50万美元购买了一个10或15用户的软件系统时，这得确会带来很大的疑问。它要比一个簿记程序的成本高太多了。

成本问题将会引起企业管理层的注意，但精明的用户会明白你所购买的软件系统物有所值。如果你从Makro购买了一个财务系统，那么你肯定能得到你所需要的一般功能。并且这个非定制的会计软件在安装和配置的时候不需要的额外的服务和和专门技能，基本不需要任何维护，但是，它给你的企业所提供的功能仍然非常有限。你不要指望这样一个简单的软件能控制你的所有业务需求。

但是，购买并部署一个ERP系统将会是一项巨大的投资，原因如下。

当你购买一套ERP系统时，你得到的不仅仅是一套软件;ERP的成本有三个组成部分---许可、维护和实施所需要的专业服务。除此之外，还包括一套整合了最佳做法的业务流程。这意味着企业基本业务功能的效率将大大改善。并且部署ERP系统也为你检查企业业务、并且能直接接触到经验丰富的技术顾问提供了一个机会。

大多数ERP软件附带预定义的业务流程或工作流程。这使得通用流程更容易处理，比如采购、销售、物流等工作流程。对于那些习惯使用标准的会计软件或试算表的公司来说，很可能由于无知或图一时方便，而避开工作流程的最佳做法。

对于小型公司来说，这可能不会带来什么问题，随着它们业务的增长，它应该逐渐吸收一些最佳做法，因为这些额外的步骤是有比较充分的存在理由。举例来说，控制可能是一个企业成长过程中面临的最大挑战。刚开始，企业管理层能够胜任和管理任何事情;随着公司规模的不断扩大，他必须下放职责，委托他人管理事务。如果企业系统能够通过工作流程支持和自动化的一些委托，保持控制是非常有可能的。

企业资源规划(ERP)会比较目前企业正在做什么，以及ERP软件能为这同一过程做什么。大多数企业主明白， ERP系统处理业务的方式是正确的;虽然部署ERP可能需要额外的步骤，但是会得到更好的控制效果。尽管这样，可能仍然需要某种程度的定制化;通常情况下，当我们部署完ERP系统后，高达85%的ERP过程将会合作标准。

对于那些正在逐渐失去业务精确控制功能的公司来说，它们应该考虑迁移到一个ERP系统。“企业目前握有哪些股票?它们在哪?”“债务人名册的状态是什么?”“企业的总清帐是不是最新的?”如果这些问题一直困扰着你，那么你就不要犹豫了，部署一个ERP系统将会使你远离这些问题。

虽然任何系统(包括簿记软件)都以总清帐(GL)结束，不过企业资源规划解决方案的功能却远比这丰富得多，它能够在按部门划分的GL之上添加操作。该系统能够同时处理多个点和管理各个分支机构，虽然企业员工可能在不同的地点同时使用这一系统的不同组件。

如果记录结构更大的话，ERP解决方案还能做到更细。ERP系统所捕获的供应链中传递的信息，不仅能够支持更好的管理，而且还为商业智能和客户关系管理系统提供了为更先进的功能。

在详细业务需求方面， ERP系统还提供了升级、审批和工作流程管理公司，同时该解决方案也可以与第三方应用程序集成，以满足独特或专门的业务需求。作为一个信息驱动的解决方案，ERP系统通过报告、异常通知和关键绩效指标等诸多形式给企业管理层提供了更多的洞察力。所有这些信息都将有助于企业领导层做出有效的决策，并简化了企业日常管理的复杂度。

尽管如此，请务必记住，ERP系统是一项长期投资，而不是一个短期购买行为。同样，做出部署ERP的决策也绝不是一个草率的过程，而需要经过多方面的论证。值得注意的是，首次引入一个新的系统可能会带来很多“痛苦”。不过，这些痛苦只是暂时的，如果这一过程没有坚持下去的话，你的ERP投资可能就失败了。部署ERP系统不仅仅不要钱，也需要长期的责任心。

不可否认的是和多人对于ERP横加指责，但这并不是ERP软件或概念的错误所造成的。相反，许多ERP项目的失败是由于缺乏变化管理以及销售过程中产生的不切实际的期望。现实情况是， 部署ERP是一项艰苦的工作，需要投入巨大的时间、金钱和精力。它不会如魔法那样解决商业问题或瞬间就能让一个企业平稳运转。

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