解析ERP采购订单中常见错误以及应对措施

在ERP系统中，采购订单无疑是最重要的单据之一。因为其直接关系到企业资金的安全，关系到企业能够按时生产按时交货等等。所以如何采购订单的准确率一直是ERP实施顾问与企业项目负责人共同努力的目标。不过在实际工作中，由于种种原因，采购订单的准确率离企业的心理目标还是有一点差距。笔者负责过多个ERP项目，从中也得出了一些体会。具体来说，在ERP系统采购订单中，以下几类错误可能是大家常犯的。

一、 采购数量与包装数量不符。

如企业现在需要购买某个原材料，如端子。由于其产品的特殊性，所以其不同供应商的包装数量是不同的。如供应商甲包装数量为500个/卷；供应商乙包装数量为800个/卷等等。由于这些端子是不可分割的，在企业采购时必须按照这个包装数量的整数倍进行采购。而企业现在需要采购3700个端子，该如何处理呢？

不同的企业可能处理方式不同。如有一家企业他们在下采购订单的时候就是按实际需要量来下的。他们需要3700个端子，那么在采购订单上的采购数量就是3700个。但是，因为必须符合这个包装数量的限制。所以在仓库收货的时候，就有一个调整的过程。往往仓库收货时端子的入库数量要比采购订单上的数量要多。这虽然是一种简便的处理方法，但是在管理上存在比较大的漏洞。即允许收货单的收货数量超过采购订单的采购数量。这就要求仓库收货员有比较高的责任心，去核对采购数量。不过这不是万全之计。人为的管理可能会存在比较多的疏忽。在这种情况下，该如何处理呢？

笔者在项目实施过程中，给企业用户提出了如下一些建议。

一是对不同的情况采取不同的单据性质。如对于上面这些端子类的材料，如果有包装数量的限制，那么就对他们采用独立的进货单进行管理。如把没有包装数量限制的原材料采购单其默认收货单据设置为“普通收货单”。这类型的收货单在审核会核对采购订单的数量，如果收货数量超过采购订单的数量的话，则系统就会禁止审核。而对于有采购包装数量限制的原材料采购则把其默认的收货单设置为“例外收货单”。这张收货单在审核的时候，照样会去核对采购订单的数量。当收货单的数量超过采购订单中数量的时候，系统会提示警告信息，让企业员工进行核对。如果仓库人员仍然要进行审核的话，则系统也允许进行审核。如此的话，就把一些例外情况控制在一个比较小的范围之内，而对于大部分的采购订单仍然采用严格的控制措施。从而提高了采购订单管理的准确率。当企业原材料受包装数量影响比较小时，采用这种方式会更加合理。

二是采用系统的最小包装量进行控制。如果企业受包装量影响的原材料比较多，则采用以上第一种解决方式并不能够有效提高采购订单的准确率。或者说，这些原材料所涉及到的金额比较大，那么采取上面这种粗略管理方式也并不是很理想。若企业需要实现更精细化的控制，则可以通过采购订单的最小包装量控制来提高下单的准确率。如企业先在产品基本信息处，设置好最小包装量。如上面这种原材料，供应商甲包装数量为600个/卷；供应商乙包装数量为800个/卷。在下采购订单时，如果下给供应商甲，当用户输入需要3700个端子时，系统会提示用户不符合最小包装数量的限制，并且会把这个数量自动转化为最符合包装数量的采购量，即4200个端子。如果是下给供应商乙的话，则这个采购量为4000个端子。用户按确定后，最新的采购数量就会按这个系统转换后的采购量来进行更新。如此的话，采购数量跟最终收货数量就达成了一致，就可以防止仓库部门超收情况的发生。从笔者负责的几个项目来看，设计金额比较大的企业，往往需要采用这种精细化的控制。而如果原材料设计的金额不高，则更多的是采用上面第一种人工管理的方式。

故企业ERP项目负责人需要根据企业自己的情况，如原材料受影响的程度或者金额的多少，来确定合理的处理方式。尽量选择一个即不会增加多少工作量同时又可以保障采购订单准确率的处理方式。

二、 采购数量价格折扣的管理控制。

某些供应商为了降低生产成本，往往喜欢大批量的生产。为此，他们体现在销售策略上，就是要求企业大批量的下单。为此不少供应商会采用数量折扣的销售策略。即当企业采购数量达到某个数量时，可以享受一定的折扣。就好像现在比价流行的团购策略一样。

如笔者有一家客户，他们就有这方面的管理要求。他们现在需要采购某个原材料，他们的供应商就开出了数量折扣的条件。当企业在下单时，一次性下单量达到5000套时，可以享受9.8折的折扣。如果一次性下单量超过10000套时，则有9.5折的优惠。若单从这个采购数量折扣来考虑，那么企业每次下单量当然超过10000套最好。但是，如果企业考虑库存资金等方面的内容，则这数量折扣不一定能够给企业降低生产成本。也就是说，企业需要在数量折扣享受的收益与库存成本所导致的损失之间取得一个均衡。

这个均衡，在ERP系统中很难进行管理。不过系统还是采用了一些手段，来帮助企业用户在数量折扣上做出合理的抉择。

一是系统在遇到有数量折扣条件时，会自动提醒用户。如企业现在把这个原料料下个某个供应商甲，而这个供应商又有这个数量折扣的条件。此时，当企业用户在审核采购订单的时候，系统就会去判断这个供应商是否有数量折扣的条件。如果有的话，就会提醒用户，按照现在这个采购数量是否可以享受数量折扣以及享受的幅度为多少。不过这只是个提醒信息。如果用户确认按现在的采购数量进行采购是比较合适的，那么用户按确定后仍然可以审核。否则的话，可以取消采购订单，更改采购订单数量。达到合适的数量时，再进行审核。

二是通过采购订单合并来提高采购订单一次性下单数量。在正常情况下，系统都会根据采购订单的交期与生产计划来生成一个采购计划。由于生产计划的不同，采购订单的默认下单日期也是不同的。如有两个生产计划，都需要用到某种原材料，其生产开工日期分为为3月5日与3月10日。根据这个开工日期，系统会生成两个采购计划，其采购日期分别为2月25日与3月1日（假设其采购提前期为10日）。若这个原料料分两次采购的话，可能采购数量无法达到这个数量折扣的标准。所以，采购员需要即时查看这个采购计划，若觉得提早几天采购没有问题的话，则可以通过采购计划合并功能，把多个采购计划进行合并，以享受比较高的数量折扣。

三是可以通过报表分析数量折扣是否真的带来收益。如用户只需要在系统中设置好资金的时间成本（如同期的存款利率或者贷款利率等等），那么系统就会帮助用户计算出上面的调整采购计划而导致库存增加的库存成本所增加的库存占用成本。然后系统也会自动计算出因为数量折扣而得到的价格上的优惠。然后系统会利用这两个数据进行对比，帮助用户判断这个调整最终是否给企业带来了一定的收益。虽然这份报表是马后炮，在交易发生后才能够进行分析，但是毕竟给用户一份参考的依据。有了这份数据后，员工在后续的操作中，就可以进行合理的判断，是否需要调整采购计划，以牺牲库存的代价来换取数量折扣上的价格优惠。

笔者以前也接触过一款ERP系统，他可以帮助用户自动来判断是否需要采用这个数量折扣。如果系统觉得可以采用的话，就会自动调整采购计划或者增加采购数量，以满足数量折扣的条件。但是，笔者在实际项目推进中，发现这个自动判断在企业中很难应用。因为企业在考虑这个采购数量时，考虑的内容可能不仅仅是一个库存与价格优惠而已。还需要考虑一些长期合作、安全库存、呆滞率等等许多方面的内容。所以笔者负责的项目，都是通过手工调整采购计划来管理这个数量折扣的。而不采用系统的自动判断功能。自动判断是否需要数量折扣这理论上性的通，但是在实际工作中却是行不通的。安全起见，还是采用手工调整采购计划为好。

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