企业部署BI系统必须做的六门“功课”

    商业智能BI是多种软件应用的统称，主要目的在于分析特定的原始数据。商业智能由几个重要的应用所共同组成，这些应用包括了数据挖掘、在线分析处理、查询以及报表。

    企业大多采用商业智能应用来强化决策的严谨性、降低营运成本以及评估新的商机。商业智能的应用远超过传统企业报表的范畴，也超越对企业系统化分析的应用。各大企业的CIO多数采用商业智能来找出企业中缺乏效率的流程，并将其视为企业再造工程的重要推手。

    尽管商业智能能为企业带来各种的优势，但是，导人商业智能却常遇到技术与企业文化的冲击。企业的经营管理者必须确保进入商业智能应用的所有数据必须是真实且连续性，才能确保所分析的结论值得信赖。

    1、什么类型的公司适合使用商业智能系统？

    连锁餐饮业一般是商业智能的主要客户群。这些厂商利用商业智能系统来规划公司的决策，比方说，要在菜单中增加何种新菜色、什么样的餐点必须移除，以及哪些业绩不佳的店面需要结束营业等等。除此之外，这些厂商还会利用商业智能系统的结论与食物供货商重新拟定供应合约，或是改善业务流程中缺乏效率的程序。

    正因为连锁餐饮业非常业务导向，而商业智能系统的分析结果可以直接应用到所有的业务流程中，因此，连锁餐饮业可说是所有行业中对商业智能系统依赖最深的行业。相对地，商业智能系统对于连锁餐饮业也提供显著的价值。商业分析是商业智能系统中的关键组件之一。

    商业分析在各产业杰出企业中扮演关键性的角色，就如同在职业运动中一般。知名的美国波士顿红袜队、奥克兰运动家队以及新英格兰爱国者队，这些知名的职业球队都依赖商业分析来规划营运的方向。

    借由分析的协助，新英格兰爱国者队在4年中赢得3次超级杯美式足球的冠军。该队善于用数据以及分析的模型来评估场内及场外的数据。通过深入的分析工具协助，该队可以选择对战的球员，并且，可以确保整队的薪资可以低于NFL的峰值。

    根据该队的统计，在每次主场的赛事中，大约有20～25位球迷会大量订购运动场提供的相关服务，例如：食物、停车场、个人服务、三温暖以及其它额外付费的服务。

    在零售业，Walmart采用大量数据与种类分析来管理庞大的零售体系。Harrah’s通过分析客户忠诚度与服务的满意度改变竞争的优势。

    Amazon与Yahoo也脱离传统电子商务网站的型态，他们不断地推出新产品或是服务，并利用强大的分析工具协助了解客户的需求与喜好，进而扩大商业范畴。

    2、善用商业智能系统的小技巧

    ·分析经营管理者如何做决策
    ·分析有哪些信息可以帮助经营管理者快速且正确地做决策
    ·重视数据的质量
    ·设计与营业相关的绩效考核
    ·提供影响绩效评核的完整信息

    请记住，商业智能所能产生的效益远超过决策支持。CIO如果可以成功地使用商业智能系统来协助企业改善营运流程，那么，对于企业的贡献将远大于建构一套基本的报表工具。

    3、如何建构商业智能系统？

    在导入商业智能系统之前，企业必须先分析目前的决策模式，以及经营管理者在进行快速决策时所需要的相关信息有哪些？除此之外，经营管理者喜欢依据什么样形式的信息(正式的报告、图表、在线的信息或是打印的文件)。决策模式的讨论可以协助商业智能供货商在规划商业智能系统时，该搜集、分析以及发布什么样的信息给经营管理者。

    一套好商业智能系统必须能够清楚解释，是什么样的因素影响了昨天的销售数字，也必须解释为什么与去年同期相比销售数字的差异。

    当企业慎重考虑要导入商业智能系统时，应该要认真地思考到这会对于企业运作产生根本性的改变，并且改变人们决策的模式。企业的CIO必须特别注意使用单位的一些情绪。

    导入商业智能系统的7个步骤：

    (1)确认数据的完整与可信赖。(2)有效地训练使用者。(3)快速地导入系统，并进行上线。(4)从系统开始建置时就规划整合的数据仓储系统，以便未来应用。(5)开始导入商业智能系统之前，明确定义投资回报率，并规划你所期望要达到的特殊效益。每一季度或是6个月都必须根据原先规划的目标，检查实际的效益是否符合预期。(6)专注于业务目标。(7)不要因为认为公司需要商业智能系统而购买。导入商业智能系统前，必须想清楚你打算借助商业智能得到什么样重要的数字，并应该事先构想这套商业智能系统所能扮演的角色是什么？

    4、有哪些潜在的问题会发生？

    确保商业智能系统得以运作的关键因素就是标准化的数据。对于所有商业智能相关的应用中，数据是最基本的组件，也是组成所有后续应用的基石。当公司期望经由商业智能系统产生出有价值的决策分析时，必须先确保公司内部的数据仓储建构完善，并且运作正常。

    另外，商业智能系统的工具本身也具备潜在性的问题。虽然这些工具的功能比较强大，也比以往的工具来得好用，但是，商业智能系统的核心还是报表，而不是流程管理，所以，使用者必须厘清商业智能与商业分析的差异。

    企业在选择流程改善时必须非常小心。企业必须清楚地了解特定商业流程中所有的活动，并了解数据如何在不同使用者之间传递，以及人员如何使用相关数据来执行作业中的某个特别步骤。如果企业希望借由商业智能系统来改善每个人的工作质量，这些信息都是在企业导人商业智能之前就需要了解的事情。

    5、谁该主导商业智能系统？

    分享是成功导入商业智能应用的灵魂，每位参与企业运作的员工，都必须对业务流程的改变充分了解，才能确保流程改变能够真正落实。商业智能的项目必须由公司的管理阶层启动，但是，业务单位必须扮演重要的角色。业务单位的主要工作是提高销售，而销售的业绩又与薪资奖励结合。

    借由商业智能系统的协助，员工们可以修正个人以及团队的作业方式，提升整体销售团队的绩效。当业务部门主管查觉不同业务小组的绩效表现差距扩大时，业务部门主管便可以更专注协助引领业绩落后的团队。

    当企业内业务团队导入商业智能系统之后，便可以陆续将其它单位纳入商业智能的应用。

    6、商业智能所能带来的效益？

    商业智能所涵盖的广大应用，可以帮助企业产生令人惊艳的投资回报率。商业智能已经广泛地应用于节约成本、开发新商机、将ERP数据汇总至报表系统中、快速响应零售业多变化的需求以及价格最佳化制订。

    除了可以让数据更容易分析之外，借由评估与供货商与客户之间的价值关系，商业智能系统可以帮助企业寻求较低的供应价格，并创造较高的营业价值。在企业的高墙之内，借由商业流程的最佳化以及专注决策，可以找到许多降低企业营运成本的机会。

    当商业智能系统找出企业运作流程中的重大缺失时，将带给企业显著的投资回报效益。

    如果企业可以充分运用商业智能系统，找出并且修正企业营运流程上的缺失，那么，所能产生的效益将远大于那些采用商业智能系统，却只用来监控流程运作的企业。

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