小成本也能建置BI：部署BI的七大要点

BI不是个新鲜的名词，也不是崭新的技术，从数十年前Gartner提出以来，就已经存在许多实践BI的方案。虽然BI已经是成熟的概念与技术，然而导入失败的例子还是时有所闻。另外，对于BI往往也存在许多迷思，例如BI是庞然大物，只有大型企业才玩得起，或是只有先建置好昂贵的数据仓库或是ERP系统，才可能导入BI系统。

干净的资料数据来源是BI成功的起点

导入BI系统，用意在发掘数据中的事实，藉由这个事实再发展出种种分析面向与决策协助。因此想要发掘出事实，有赖于“干净”的资料数据。

在BI架构中，建立干净的数据，通常利用ETL工具达成。ETL是撷取（Extration）、转换（Transformation）、加载（Loading）三个英文字的缩写，意谓着数据从来源到目的的清洁过程，每经过一个阶段，数据就更具价值。

对于有ERP系统的企业，这个问题较小，例如顶好超市主要从ERP系统制式抛转到数据仓库，因此数据整合问题在ERP那一端就已经解决了。不过顶好超市目前也透过POS系统，直接回传消费者的购买情形到数据仓库，进行购物篮分析。购物篮分析日后打算运用数据采矿进行分析，到时候数据质量要求更高，在数据整合上可能就会出现较大的挑战。

同样的，星裕国际也是在SAP ERP导入一年之后，确认数据都正常稳定了，才开始进行BI的导入计划，同样也是着眼在数据的正确。

企业本身如果具备开发能量，可以自行开发或BI系统或透过第三方的ETL工具进行数据转换、整合工作。如果没有的话，也可以在导入时由导入厂商做好资料整合的工作，例如永准公司的导入经验，就是请鼎新导入团队利用SQL Server的ETL工具DTS，将AS400的数据捞取之后，再予以整合。

建制数据仓库不必要花大钱

BI经常被企业视为庞然大物，非得花费个上千万的预算才有可能办到，而这些预算中，数据仓库往往又是当中最耗费成本的。

究竟数据仓库有没有建置的必要？首先我们要从了解数据仓库是什么着手。如果排除数据仓库在建置时采用主题式、整合过的数据这类方法论不谈，数据仓库本质上，说穿了就是可以储存大量数据的数据库，以目前微软的SQL Server 2005都宣称能储存TB等级的数据量，以较低成本建置资料仓库事实上不难达成。

台湾烟酒公司在建置BI系统时，预算是400万元，当时一些软件大厂认为这样的预算连数据仓库都不够，于是就没参与招标。后来负责导入的叡扬信息，便是使用SQL Server作为台湾烟酒的数据仓库。对台湾烟酒来说，它们实际使用的数据量来实在没有必要建个大仓库，里面却只放置一点点数据，不符合ROI。而选用微软数据库的永准公司，在报表产出效能一样可以达到他们的需求，因此昂贵的资料仓库实在不是建制BI系统的门坎。

那些高贵的数据仓库究竟贵在哪里呢？以NCR的Teradata或Sybase IWS来说，它们针对BI查询、分析的特性进行优化，和传统关连式数据库的查询效能可能差距数十倍以上，这些在数据量大时将更形明显。

因此企业在建置数据仓库时，可以对数据量与查询效能进行评估，不必然要花大钱才能建置数据仓库，别让数据仓库的迷思成为通向BI的绊脚石。

不论先导入ERP或BI，都有好处

除了数据仓库经常让企业裹足不前，另一个让企业犹豫的可能是ERP系统与BI系统谁先谁后的问题，尤其是IT预算有限的中、小企业更是如此。

就理论而言，先行建置ERP系统是正规的作法。一方面ERP系统和企业营运直接相关，企业的进销存、财务、人事等系统的整合与运用。另一方面，有了ERP系统，企业的数据等于先行整合一次，日后再丢给BI系统时，可以少掉不少资料整合的工夫。

但现实情况往往不见得都会照着理论走。由于ERP的导入牵动层面广大，通常需编列不少预算，如果明知道ERP系统不可能在短期间导入，但是又有在线实时分析的需求，那么非要等到ERP导入才导BI，其实反而不利。

台湾烟酒便是一个典型的例子，就IT部门来说，导入ERP系统的预算与建置时期相当长，但对主管而言，却又需要实时的数据和更丰富的分析面向，以迎战日益艰困的环境。因此他们决定不循正规作法，先导入有立即需求的BI，再慢慢规画日后的ERP系统。

再如永准公司虽然已经建置ERP系统，但是他们BI分析需求落在营业部门，以这种部门级的规模，如果有稳定的数据来源，即使没有ERP系统，也适合先行导入BI。

慧盟信息的资深经理颜协邦认为，BI是否适合导入的底线在于持续性可供分析的数据。由这个标准来看，有没有ERP系统并非关键，而是企业有没有可供分析的数据，如果有的话，即使没有ERP系统，仍是可行的。

不过必须注意的一点是，先导入BI，日后再建置ERP系统时，势必要重新经历数据整合阶段，有可能到时BI系统必须根据ERP导入有所调整；如果以部门级为单位导入BI，当其它单位也有需求时，同样会发生数据整合的问题，这都是考虑谁先谁后时，必须一并思考的问题。

透过具体目标，争取主管支持

BI系统导入成败与否，与主管的态度有相当大的关系。

以企业的营运角度而言，和利润直接相关的IT系统如ERP，往往容易获得企业主管的支持，而像BI这种策略性、分析性的辅助工具，有时就被视为可有可无。

分析企业导入BI的原因，通常是因为信息取得不便利、不完整。像是过去永准公司在取得报表速度跟不上企业需求，这种已经影响到营运的情况，通常比较容易获得主管支持，但如果是希望借助BI提升企业在决策方面的能力，恐怕要获得主管首肯就没那么容易。

IT主管如果评估BI系统的确能协助企业改善营运，获得主管支持的方法便是提出对企业营运所能带来的效益，藉此取得主管认同。顶好超市在BI导入过程中，前置工作花了一年，其中一半时间在评估解决方案，另外半年则是与主管沟通BI的效益，最后在明确诉求导入BI可以降低库存与增加毛利，案子最后才得以通过。

另外如果有同业或国际性集团的其它分点有成功的导入案例，通常也是说服主管的好方法。在这点顶好超市也由于香港的分点有导入的案例，不但有助于主管同意，在实际导入过程中，包含ETL流程、程序、接口都能向香港方面学习，连提供给员工参考的操作手册也是在香港办公室的基础上增修而成，减少不少导入时可能会发生的障碍。

有使用者的参与的BI才算成功导入

不少人认为，BI系统成败不是在成功上线那一刻，反而是导入之后，员工是否肯使用、活用才是关键。没有人用的BI系统，就没有任何智能可言。

要让员工能积极参与，在导入过程中就得了解使用者的需求，要尽量建置将他们所需的数据维度，然而不合理的需求也必须与使用者沟通。例如想透过一张报表可以含括所有信息，但是这样的报表不见得容易解读，这时就要试着扭转使用者的观念，让他们了解为什么办不到，或者协调较复杂的报表，留待晚一点的阶段再行建置。

导入之后则必须鼓励员工使用，除了办理说明会或教育训谏课程之外，也可以在各个部门训练一、两位进阶使用者，由他们引导同事使用。顶好超市便是利用这种方式，不但可以降低IT部门的负担，而且更能切中实际分析。

顶好超市还设计了统计机制，让主管了解员工使用BI系统的次数、时数，建立的报表数量，除了可以奖励表现杰出的员工，无形中也让员工为了绩效而积极去使用系统，达到使用者运用系统的目的。

跟其它系统一样，BI系统导入会影响到原有的企业流程，像永准公司虽然在营业部门成功推动BI，但在其它部门推广时，就会遇到有些人就是习惯AS400文字型的操作接口，或是习惯看打印出的报表。台湾烟酒也因为信息透明化，系统控管严格，导致过去能够进系统修改数据或像透过塞单冲业绩的方式，现在都不可行，也会让使用者有所抱怨。

像这些情形，有些需要使用者改变过去习惯，有些是要使用者改变观念，修正过去积非成是之处，这些都是IT技术之外必须努力的地方，才不会因为使用者反弹、不配合，而导致系统闲置。

IT部门应主动介入，积极担任桥梁角色

无论企业是否要导入BI，或是导入后能否发挥应有的功效，IT部门可说是关键的灵魂人物。无论企业是购买软件自行导入，或是由厂商协助导入，IT部门都应积极扮演沟通的角色，系统才容易建置成功。

永准公司的BI项目由两个人负责导入，但在鼎新开始导入之前，IT部门就已经将使用者的需求分析做完，而这一段通常是导入前最耗费时间的阶段。也因此他们的系统能在很短的时间内完成。而且台湾BI系统成功上线后，IT部门也将这套系统应用到大陆的分点使用，扩大系统原有的价值。

另外，像顶好超市的IT主管则要求负责BI导入的IT人员不仅要懂工具，还得实际去了解使用者平常究竟如何运作，例如分析损耗，他们究竟看了哪些报表？业务人员的分析思维究竟是从哪个角度出发？如何展开？透过这些动作的了解，才能开发出符合使用者需求的系统。

过去报表产生必须仰赖IT部门，而BI的导入让业务人员可以自行生产报表，不但时效快，而且分析的结果一定是使用者所需的。不过系统数据维度多，因此IT人员也要让使用者了解究竟可供参考、分析的数据有哪些，要透过怎么样的操作，才能取得这些数据。

唯有IT部门主动介入，发挥桥梁角色，BI才能在企业内运作的更稳健。

小成本也能建置BI

许多企业一听到BI就觉得不是上千万也要数百万，事实上，BI也可以拥有百万元以下物美价廉的选择。长期协助企业导入BI的颜协邦就认为，即使是三、四十万的预算，BI仍然大有可为。

从慧盟信息的实际导入BI的经验看来，比起作业型、交易型的的系统，企业对于BI还是相对保守，投资的意愿较低，因此透过“由上而下”的议题式导入方法，可以降低BI建置的成本，也更容易呈现BI的效益。

企业建置BI的路径，可分为“由下而上”与“由上而下”。由下而上是从基础建设开始考虑，为了导入BI，才开始建置必需的资料来源，购买相关的软、硬件。这种建制方式通常成本较高。

“由上而下”则是先选定像是进销存、财务等议题，再随着企业成长或者使用意愿慢慢扩充。由于单点议题规模比较容易控制，以年营收在20亿以下的公司规模而言，大概一、二个月就可以结束。一般而言，企业通常会从销售议题开始，比较能看出导入BI的效益。由于议题小、需求少，问题就小，上线成功的机会就高。当高阶主管发现BI系统是有效益的，再投资的意愿就会增加。

至于企业如果打算自行导入BI，仍得先从评估导入BI的目的开始，确认现存的系统既然都有报表，导入BI还能带来哪些效益？评估之后仍有导入BI的必要，才适合继续进行。

另外稳定的数据来源也是必要的，不一定要ERP系统，只是一定要是稳定、持续的数据累积，只要符合这样的前提，就算是Excel文件作为资料来源，也并非不可行。

之后是工具的选择。选单一品牌的解决方案？还是各取精华的工具组合？这并没有一定的答案。像是统包式的解决方案没有工具的整合的问题，但不见得每个工具都是最适合企业使用；相反的，整合型的虽然可以找出最佳组合，但也有可能会面临整合困难的情况。这都是需要IT部门仔细评估。

有这些评估过程，企业自行导入的成功机率才会提高。

（责任编辑：李超）

(本文不涉密)
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