让企业实现规范管理

引子，

一个小故事

一个房地产公司行政经理，年轻有为，文笔非常不错，加盟公司后，按照总经理的指示，为公司制定了大量的规章制度。

一次，问他一个问题：“你们公司有没有人能记得全部或大多数的规章制度？”

他说：“没有。”

又问：“你老板记得住吗？”

他回答说：“老板这么忙哪记得住？”

不甘心，再问：“你是制定者，你能记住吗？”

他说：“刚制定的我能记住，以前的我就不能保证了……”

连制定制度的人都记不清，更别提其他员工了。或许大家记得最清楚的制度便是上下班的时间了。实际上，员工能记住的制度往往都是平时能接触到的，接触到的越多、越频繁，记得就越牢。一般来说，员工接触制度最多的一是在入职学习的时候，二是在用到制度的时候。而在平时大量的工作时间中，制度就是行政部门或者某个部门柜子里面厚厚的一堆纸而已。究其原因，一是由于制度往往离员工很远，而且制度条款太多，找到需要的制度很烦琐。二是制度变更很难及时、准确地通知到相关人。

信息让企业管理“落地”

管理在行为和意识层次之外，还存在信息层次。信息影响甚至决定意识，而意识决定行为。所以，既不能简单地直接从行为层次上进行员工管理，也不能纯粹地用意识层次的手段来管理，而是需要通过信息手段去影响或者调整组织成员的意识，而后由员工自身的意识产生出正向的行为，从而达到企业组织管理的目的。而制度的推行，一味靠员工的自觉是不切实际的，简单的依靠堵截也是不可能的，而是要像大禹治水一样，去疏导、引导员工自发的遵守制度。而引导员工最有效的管理手段就是信息层次的管理手段（简称信息手段），致远软件的协同OA软件产品就是其中最典型的一种。

利用致远软件让制度“落地”

第一步：让员工更方便地获取相关制度信息。

在制度的公布和查询方面，可以利用致远软件的协同OA产品中的公告栏以及文档管理功能来实现。当公司有新的制度发布的时候，可以通过公告系统，向全公司的人员进行发布，让每一个员工都知道新制度的颁布执行。同时，还可以将该项制度的文档放在相应的文件夹下，当员工有需要的时候，可以通过文档管理功能在相应的文档中找到需要的制度。此外，利用文档管理功能，还可以让所有职员根据系统设置好的权限进行查询。方便员工了解和运用制度的操作，也可以在一定程度上让员工与制度贴得更近，让制度在初步层次上对员工进行规范。

当制度发生了更改，新修订的制度则可以通过致远软件中的协同功能有针对性地发给相关的员工，他们会收到系统的自动提醒，通知他与其相关的某项工作的制度有所变动，很好地规避了制度变更带来的推广问题。也可以通过公告栏向全部人员进行发布，并同步修改文档管理中的文件，以达到制度的实时同步更新，保证制度的权威性。

第二步：让制度真正发挥引导作用

若要实现这一目标，则必须将制度的核心三要素——文字权限、文字流程、数据规范逐—“落地”：即用系统权限让文字权限“落地”；用协同流程将文字流程“落地”；用系统表单使数据规范“落地”。而这正是致远软件协同OA产品核心工作技术流的优势所在。通过致远软件，可以直接将企业的各项制度从纸上的文字转变成协同规范，真正规范到员工工作的细节行为中。员工也不需要去记具体的制度内容，甚至连制度内容是什么都不必知道，但是员工的行为却在无意识中严格按照制度进行执行。

当制度执行的时候，可以通过致远软件的“表单+流程”的模式，将企业的核心制度通过表单、流程建立为相应的固化的协同管理规范模板。表单是将制度中的各项规定进行规范、框定相应的内容，并形成标准的规范数据，以利于制度在协同软件中的审批与流转，实现数据规范的“落地”。流程则是通过致远软件系统图形化、可视化的配置，让文字流程通过直观的方式实现“落地”。当员工执行某项制度时，便会在协同系统中自动按预先设定规范模板进行填报，按照预先设定的规范流程进行流转审批，制度对员工的“行为约束”管理转化为二进制“0、1”下的无形管理，让员工在无意识中规范了其行为细节，既让文字权限在致远软件中真正落地，又让管理制度真正落地。

目前，已有《创业家》杂志、爱慕内衣、波司登男装、步长集团、徽记食品、邢台钢铁、中国邮电器材集团、中国电力投资集团及其下属近200家二三级单位、亿城集团、恒大地产、国家体育总局、国家体育场等8000余家客户，成功应用致远软件来实现企业（组织）的管理制度落地。

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