OA协作，北京到广州有多远？

一份需要审批的采购文件被发送至网通管理信息系统部总监彭劲松的电子信箱中。按照文件重要级别的要求，彭劲松应该在接到文件后签署自己的意见，并在12小时内将这份文件发送给下一决策人审批。

文件到达时，彭劲松正在网通广州分公司出差。他将如何处理这份重要文件？这份文件会不会因为彭劲松没有及时阅读而被耽搁在审批的流程中？正在开会，彭劲松接到了一个由OA系统自动触发的手机短信。在短信中，彭劲松得知自己的电子信箱中有一份重要的采购文件需要处理。将自己手头的工作告一段落后，彭劲松来到办公区一台办公电脑前，拿出随身携带的KeyPad，插入办公电脑的USB接口后，进入了自己的电子邮件系统。

上面描述的情景，每天都在网通发生。也许是司空见惯，在记者就OA办公系统上线给网通带来什么样的改变而采访彭劲松时，他首先谈到的却是传统工作流的局限。网通的OA办公系统建立在IBMLotus协作软件之上。为什么要选择Lotus？彭劲松说：“这经过了大量的调研和实验，甚至还有民主表决。”

记者相信彭劲松说的是实情。对一个公司来说，OA办公系统是否能达到公司的目标，是否可以提升公司的办公效率，都需要一个广泛的调研过程。这不是一个人的能力和知识所能决定的，网通也不例外。

结合网通的具体情况，OA系统的选择可能更是一个困难的问题。用Lotus作为OA平台前，网通已经有了一个办公系统，而且为此投入了不少的人力、物力，新系统的导入究竟能在多大程度上改善已有办公系统的瓶颈？是否能够尽可能多地保留员工已经形成的操作习惯？这些问题都在无形中成为新系统上线的障碍。

协作，是自动化办公的精髓，在自动办公中也就是项目工作组的概念。

“我们调研了一些相关的软件产品。Lotus只是当时选择的一个方向。我们也走访了一些客户，看看他们最成熟的应用是什么样子。最后，我们还进行了小范围的实验。可以说，经过三轮的筛选，最后定下来的是Lotus的产品。”彭劲松回顾了OA系统平台的选择过程。

一家企业要上OA系统，最大的挑战是什么？他们不是软件专家，也没有在一个复杂的软件平台上开发新应用的能力。但是他们最了解自己的需求，最了解自己的流程和员工的工作风格。

不是办公平台改变工作流程的问题，也不是既定的工作流程改变软件平台的问题。彭劲松说：“要相互适应。我们的员工不都是IT专家，他们需要的是一个轻松的、能够真正帮自己解决问题的办公系统。公司领导层要看到工作效率的提升，要有一个好的解决方案去协调。”

的确，对一个企业来说，最重要的工作是为股东创造价值，而不是找一帮人坐在一起写程序代码，然后再花很大的力气整合在一起。企业需要的只是让办公自动化。因此，大多数的企业和网通一样，需要有一个成熟的框架。

“协作，是自动化办公的精髓，在自动办公中也就是项目工作组的概念。做越大的项目，需要的人越多，而且参与者都是跨部门的。但是大家都有本职工作，不可能永远围着一个项目去做，然而在需要的时候，就要把大家拢到一起，这就是工作组。不管你在北京，我在广州，在这样一个平台下，我们都可以协作。”

之后，彭劲松给记者讲了文章开头的故事。

然而，网通OA系统还没有达到网通希望的目标。彭劲松介绍，网通正在与IBM及Lotus合作伙伴一起努力，向着知识管理型企业过渡。

相信，到那时，彭劲松还会给我们讲下一个版本的“北京到广州有多远”的故事。

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