活用OA系统 企业预算管理不难

　　当前，如果你还认为OA系统的应用不上台面、没有深度，只是个打打杂、跑跑腿的“小伙计”，那么我要告诉你：你真的OUT了。

　　作为广东中博汽车零部件有限公司的项目主管，陈文担任着成本主管、ERP实施顾问和OA项目主管等多个职务，他对业务系统在企业管理中的实践应用颇有心得。日前，他在网易博客上分享了自己通过华天动力OA系统实现预算管理的成功经验。

　　在陈文看来，虽然公司实行预算管理已经2年多，可是2012年的预算管理简直“惨不忍睹”，主要有以下原因：

　　没有预算号管理，每年的同一部门、同一支出类型，预算号居然不一样，这样如何做跨年度预算分析呢?

　　预算内容没有公开，很多部门在使用时，不知道预算号或预算内容，甚至当时预算金额有多少都不记得了。这也难怪，预算是每年初编制，每个人哪记得这么多。所以造成使用预算时，天天打电话问财务，一个字，晕。。。

　　预算编制、修改、发布、使用这些环节，流程制度文件根本就没有，遇到问题财务想怎么解释就行，这怎么行呢?

　　预算分析数据严重滞后。中博公司从预算申请到财务付款，有两个月以上的时间差，结果当发现预算超支时，很难去追溯两个月前的申请，因为各部门主管几乎都想不起来了，所以很难做好预算控制和分析。

　　预算控制不到位，因为没有审批权限，全靠财务一个人监督，经常发生预算号填错的情况。而且因为时间差的原因，经常在预算审批时没发现超支，在付款时发现超支而不能支付，这时候还需要再走一个预算外流程，搞得个个怨声载道。

　　鉴于这种情况，2013年陈文主动请缨，主持对预算管理制度和流程的规范工作，而保障这项工作落实的平台，就是公司应用的华天动力OA系统。陈文只用了一个多月时间，就达到了很好的效果。

　　陈文将OA预算管理体系划分为四个环节：

　　1、预算号管理：

　　预算号是一列8位数字和字母，第1-2位表示职能，第3位表示日常性预算或资本性预算，第4-8位表示流水号。陈文规定预算号必须与会计科目一一对应，以保证会计做账的快捷性、一致性和准确性。

　　考虑到公司的组织架构经常变动，所以陈文在规划预算号时，没有按部门来分类，而是按职能来分类。这样无论公司组织如何变动，都可以保证预算号不变，使用非常灵活，如下图示：

　　

 

　　陈文要求各部门在编制预算前，先查看OA系统中的《预算号清单》报表，看预算号是否足够使用，若不够则由管理员新增，否则不能申请预算。陈文还规定每个部门只能有一个预算号，这样就可以实现预算的跨年度自动分析对比。

　　2、预算编制及批准：

　　首先由业务部门编制《销售预算表》，批准生效后，其他部门直接在OA系统中申请相应的金额即可，如下图示：

　　

 

　　3、预算申请使用：

　　陈文要求所有预算的使用申请，都必须通过OA系统进行审批，由财务部门把关。为此，陈文在OA系统中建立了十几个表单和流程，如：项目采购申请单、入库单、不合格品评审单、返工订单、差旅报销单等。

　　由于所有的申请都通过OA系统进行流转，所以可以全程监控和保存业务数据，为日后的报表统计与分析提供了可能。

　　4、预算实时分析与控制：

　　陈文在OA系统中设计了多种预算分析报表，所有的预算金额与实际发生额全部纳入OA系统。这些报表内的数据是实时更新的，只要预算申请通过，预算金额就会自动扣减。

　　这样，各部门通过这些非常人性化的报表，就能够及时、准确、简便的分析自己的预算执行情况，还可以下载为EXCEL文件。这些报表包括：预算与实际对比分析表、月度预算查询、年度预算查询、各部门预算金额表等，如下图示：

　　

 

　　这是一个非常成功的应用案例，在陈文的文章后面，有网友评论到：“很强大的系统，很厉害的实施”。

　　确实，优秀的OA系统是一个极佳的平台，只要稍加变通，就可以实现类似预算管理、采购管理等实用的管理功能。正如华天动力不断强调的：OA系统的工作流管理远非行政审批那么简单，而是被越来越多的企业应用于各种业务流程管理。

　　这使得OA系统的应用得到不断的创新，也使得OA系统的价值得到持续的提升。

(本文不涉密)
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