汉庭一年扩店200家 BI功不可没

　　汉庭酒店集团(以下简称汉庭)董事长季琦人称“创业教父”，十年内先后创办携程、如家和汉庭。季琦曾在自述文章中说：“如家和汉庭归根结底也是在做住宿的生意，但是我们好像又不同于那些传统经营者。这源于尽管我们离开了IT行业，却将IT精神一以贯之，在不自觉中，公司的发展沾染了不少IT‘习气’。也正因如此，在行业的竞争中，才能比传统经营者更胜一筹。”

　　汉庭、如家和7天——经济型酒店领域里知名的几家都跟IT有莫大的关系。正是因为出身IT，又有着用“IT精神打造传统服务业”的思路，汉庭在信息化建设上很有前瞻性思维。“当汉庭还是十几家店、几十家店的时候，信息化就规划到了1000~3000家的水平”，这让汉庭IT总监张勇颇为自豪。现在，汉庭的业务正在高速成长，2010年新增了202家门店，而2009年底门店总数才是236家。

　　预算周期从6个月到2个月

　　“IT在支撑企业高速发展上功不可没。比如，汉庭拥有国内甚至国际上最大的大集中酒店管理系统，汉庭的会员储值卡系统在国内酒店业处于领先地位。”张勇说。最近，汉庭利用在IBM Cognos TM1基础上建立的全面预算管理系统，提高了决策能力，构建对业务发展更深刻的洞察。

　　财务部门是全面预算管理系统的主要用户。汉庭的预算业务，除了每年传统的财务预算外，还有4个版本的滚动预算，另外还会出具各种各样的对内和对外的报表。

　　实施全面预算管理系统前，财务部门明显感受到了用Excel做预算的局限：战略计划不能准确落实到运营计划中;缺乏整合数据的平台，难以快速、有效使用关键业务数据;大量Excel表格泛滥成灾，容易造成错误;分管机构不能直接将分管预算录入、导入系统;不能在一个平台上对权限进行有较管理，造成权责不分，效率低下;公司管理层不能方便地进行公司战略的场景模拟(What-if);酒店数量高速扩张，预算无法保证在正常周期内完成;成本中心和费用科目等不能方便地进行增、减、重分类。

　　因此汉庭决定换掉目前一些核心工作流程使用的工具，其中包括预算、人事管理、培训体系等。汉庭酒店集团首席财务官张敏强调“数据处理的效率和可靠性、沟通的有效性”是业务部门最重视的。对此IT部门协助做了选型工作，业务部门也参与了选型的对比研究，最后大家一起决定采用现在的全面预算管理解决方案。

　　目前，财务部门已经利用全面预算管理系统做过一轮的预算，事实表明，预算效率和能力都有了显著提高。

　　第一，数据处理的效率得到了很大提高。预算周期从6个月缩短到2个月。对高层来说，做第二年战略规划的工作时间缩短了90%，另外高层能够从很多角度看到更细节的数据;对财务分析人员来说，可以减少70%~80%的公式计算，预算周期缩短了60%，因为全面预算管理系统利用多维数据模型支撑很多报表，只要改动一个地方，相关联的报表就会自动调整，减少了分析人员工作量;对IT人员来说，系统维护也变得简单了，绝大部分工作业务人员就可以完成。

　　张敏用数字来说明预算效率的提升。原来一个财务人员，能够负责的门店数只有30~40家就达到了饱和状态。实施全面预算管理系统后，2010年一个财务人员支持的门店数已经达到了60家，2011年这个数字还会进一步提高。

　　第二，沟通的有效性得到了提高。预算是需要多个部门参与的，全面预算管理系统支持多用户同时工作，自动化的E-mail提醒方式保证了流程的顺利进行。张敏介绍说，没有实施这个系统以前，经常因为邮件延迟、电话沟通的问题，导致任务延迟。“现在有了这样一套平台，我们可以清清楚楚看到整个流程管理中每一个人现在所处的工作状态是什么样子的，他的预算应该什么时候提交，有没有延误。”

　　第三，数据的可靠性得到了提高。“系统保证数据的传递是无缝的，避免由于一些人为的数据处理出现错误，以及递延、版本混乱等这些大组织里面常见的问题。”张敏说。

　　What-if分析辅助决策

　　全面预算管理系统帮助汉庭提高了决策能力。

　　首先，财务分析人员因为工作效率的提升，可以将精力用在更有价值的分析上。张勇介绍说，没有全面预算管理系统前，财务分析人员用大部分时间做准备数据、控制、审批等基础性工作，而真正在业务分析——对企业来讲最有价值的地方时间非常少。实施全面预算管理系统前后，财务分析人员只要花很少的时间将相关的基础准备工作做好，然后留充足的时间做业务的分析。

　　对管理层和决策层来说，借助全面预算管理系统进行What-if(假设)分析，了解到潜藏在数据里的商机，做决定时就不用“拍脑袋”，靠数据说话提高了决策的准确性。

　　比如到年底，给员工涨工资的幅度是5%、7%还是10%?通过What-if就可以知道调整对成本有多大影响。

　　新店预测是汉庭常用的一个What-if分析，借此可以了解新店的回报周期、回本率等问题。一家新的酒店经过开发期、爬坡期、成熟期几个阶段，每个阶段会有若干个月。原来因为计算的工作量很大，所以模型比较固定，开发期是6个月，爬坡期6个月，成熟期也是6个月。但是实际情况并不都是这样，有一些地区的酒店经营状况特别好，可能试运营两三个月就已经达到了成熟期的标准，有的地区酒店则要慢一些。“现在我们可以自由调整，可以针对不同情况采用不同标准，并且原来要动态地以经营业绩作为判断的标准是很难做到的，现在有了这样一个平台，我们能够动态地去做，当业绩达到阈值，就自动认为它进入到成熟期。”张敏介绍说。

　　另外，现在有了预算管理系统，就可以考虑大事件(如广交会、世博会)对酒店的出租率以及收益的影响。比如世博会对浦西和浦东的影响肯定不一样，汉庭可以精确到对不同片区的酒店进行分析。

　　在人事这块，汉庭酒店这种连锁性的大型酒店，员工来自于全国不同地方，由于每个地方都有自己的社保和公积金标准，因此员工缴纳的费用不一样，原来计算量很大很复杂，领导层、高层很难看到真正全面的、准确的数据。“现在我们可以精确到，比如一个员工社保应该交哪个城市的哪一种保险，公积金可能交另外一个城市的某一种公积金。这样使得高层管理人员对人事成本管控心里有数。”张勇说。

　　秒级的分析时间

　　全面预算管理系统原来做What-if分析时，得出结果的过程要花2~3天，而结果反馈回来发现假设需要调整，又要新一轮的分析。“现在可以在秒级就完成这样的工作。”张勇表示，现在可以做很多What-if的假设，马上就能看到结果。

　　这也是汉庭选用IBM Cognos TM1产品的最重要的一个原因，“这是业界唯一的基于内存的可回写的、实时计算引擎”。张勇强调，基于内存的计算保证了能够很快得出计算结果。

　　第二，Cognos TM1非常易于使用和维护，提供三种使用界面。其中一种是纯的Excel界面，财务人员原来大部分都是用Excel，使用这个工具他们很容易接受。高层管理人员可以使用Web界面。

　　第三，低拥有成本。TM1不仅仅能够做财务全面预算，还能够在整个企业的绩效管理平台中做出很多其他的奉献。接下来汉庭就计划将全面预算管理平台升级成为整合的全面绩效管理平台。

　　第四，集成性非常好。因为它本身是Cognos平台的一个模块，它的数据能够很好地与BI商业智能平台共享。

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