CIO如何制定合理的IT预算分配方案

每到年底，最为考验CIO平衡能力的一件事情是要对明年的IT预算进行分配。在上周我们公司CIO就召开了IT部门和业务部门的高层主管会议，会议主题是讨论明年IT预算的分配比例。但是在讨论会上不但各高层一扫往日的儒雅风度，闹哄哄的乱成一片，而且还不欢而散。因此，让CIO感到最为头痛的是如何制定合适的IT预算分配方案。

在全球性经济危机将要复苏的大环境下，明年IT预算的重要性更加凸显。因为受到经济危机的影响，许多企业的业务都受到不同程度的打击和委缩，所以在看到经济出现止跌回升时，业务部门的负责人都非常活跃，都希望争取到更多的IT预算以支持自己部门的明年发展。因此，2010年的IT预算分配与往年不一样，CIO需要清醒地按真实IT需求来分配这些资金，而不是只考虑高层人际关系或权力下压，因为这是明年企业复苏引擎的钱。

一.IT预算分配比例到底是谁说了算?

也许对于CIO来说，编制IT预算本身并没有什么难度，因为许多企业在长期的IT建设中早已经形成了一套规范的预算流程。但从我公司这次不欢而散的高层会议中，对CIO来说最大的挑战应该是如何与业务部门有效的沟通，从而制定出合适的满足企业业务复苏的IT预算分配方案。因为虽然CIO对企业下一年的战略发展方向已经明确，但IT预算在分配比例细节上还是会有许多变数。

(1)IT预算分配比例到底是谁说了算?

有人说：IT预算分配比例是业务部门说了算，毕竟业务部门最清楚自己的IT需求。但也有人说：IT预算分配是IT上的事，应由IT部门来决定。那么,IT预算分配比例究竟是谁说了才算呢?正常来看，IT预算的真正驱动力是来自于业务本身内在的需求，故应该是由业务部门来决定分配比例。但根据用户心理学，需求是无止境的。同样道理，业务部门对IT需求的要求也是无止境的。因此，有些业务部门为了部门的私利会不顾及全公司IT资源的合理利用，各个部门都倾向于获得更多的分配，而不在乎IT预算的分配是否被充分利用。

例如，在这次IT预算分配高层会议上，每个业务部门都觉得自己分配到的IT资源太少了，而且不足以满足部门的日常工作。因此，许多业务部门的高层都在委婉的教育CIO，告诉他应该怎么分配资源。特别是某些快速增长的业务部门，应该要如何多去照顾他们。这都令我们的CIO非常头疼，因为每个业务部门都试图说服他，以便得到更多资源。当然这是可以理解，毕竟一旦CIO和公司领导做出分配决定，申辩的余地就小很多了。所以，这次的IT预算分配会议上，公司各业务部门为了IT预算分配比例都争吵得面红耳赤的，不亚于一场世界大战。

(2)IT预算需要关注投资回报率吗?

在这次高层会议上,CFO提出进行IT预算分配时最关键的一点是要关注投资回报率(ROI)。因为投资回报率是从财务方面测定各个IT预算效益的一个手段，而运用这个手段也是衡量IT预算分配是不是跟公司复苏战略相匹配的一个保证。但让人感到遗憾是的，我们在会议上只是看到一些IT预算中充满了各种新奇的技术参数，却没有涉及企业最关注的收益问题。

IT预算财务ROI指标是指关注企业IT需求、IT预算投资效益分析,目的是保证在IT预算与满足IT需求之间平衡的同时能够量化IT预算的价值。因为明确定义IT预算的成本构成，就会使得IT预算可量化。例如，通过对IT需求进行财务分析和评估成本效益，就能体现IT预算的财务价值，进而还可以评估IT预算的贡献度。简单的说，就是只有实现IT预算收益的可计量、收益目标的可控化，IT预算才能是有保证的投资。因此，有经验的CIO往往会透过预算分配数据，而把视线落到ROI上。

(3)IT预算需要对非关键需求说“不”吗?

相对于无穷的IT需求来说，IT预算总是有限的。在僧多粥少的情况下，无论IT预算怎么分配，总有些IT需求是满足不了的。因此，IT部门应要深入业务部门作充分的调研，明白哪些IT预算可满足，哪些IT预算应压缩。只有将钱用在刀刃上，才能以最小的成本产生最大的效益。因为IT预算和IT需求是直接相关的，所以CIO必须要紧紧地抓住IT需求的有效性，严格控制IT需求的范围，才能够使IT预算和IT需求相互配合默契。

因此，CIO需要把IT预算切割成更细、更独立的部份来管理。这除了容易掌控之外，也能一眼看到问题，好过一古脑把所有花费全部塞在预算表里。同时，在细化IT预算时一定要把握好两点：①是从关键需求做起，对一些次要需求要加以过滤或分步实现，不要一上来就给IT预算设置过多目标，使到IT预算范围无限扩大最终偏离目标。②是要按照一套标准的流程来提交预算申请，最后由管理层审批。采用这种方法的目的是要确认此需求是否真的为关键业务需求，并过滤掉非关键需求。因为目前许多企业是职能管理起主导作用，这就很容易会导致IT部门和业务部门之间信息沟通不畅，比如业务部门不清楚IT究竟能为他们做些什么，而IT部门也并不真正了解业务部门的实际需要是什么。

二、两种IT预算分配模式的比较

如何用最少的钱，获得最大的效果，这是在做IT预算时CIO追求的一个理想目标。从目前的核算方法论来看，IT预算管理的基本趋势是全成本核算，就是所有的IT服务使用单位都是要付费的(或帐上记录付费分摊)。因此，新型的IT预算分配观点是：业务部门需要花钱从IT部门购买配套的IT支持和IT服务。这是一种非常简单的控制IT预算花销的方法。因为一旦采用了这种分配方式，就能发现业务部门开始处处为自己的IT服务省钱了，毕竟IT服务开销就相当于花自己的钱。目前常用的两种IT预算分配模式分别是：

(1)传统的客户驱动成本计算方式

传统的客户驱动成本计算方式是先确定目前或可预测的IT需求项，然后由客户需求项来驱动IT预算分配。一般来说，这种IT预算分配方式是先计算直接成本和间接成本。如果所涉及的IT预算大多为直接成本，则可能是因为每个用户都具有独立的软、硬件系统，分配这样的IT预算比较简单。例如，如果财务部门是IT软件会计总账系统的唯一用户，那么所有基于总账系统产生的费用都可以简单地归类为财务部门的管理费用。然而，往往有些IT预算是企业不同部门共享的，就产生了间接成本。例如，在大型服务器上运行着多个应用在不同部门的管理软件，那么这个硬件成本(服务器)就必须归类为间接成本，需要拆分到各个部门去，但这种方式的缺点是不方便计算间接成本的真实分配比例。

(2)新型的服务驱动成本计算方式

这是一种新型的IT预算分配方式，核心是把IT被动服务变为IT主动服务，用户可以根据自己的需求来选择IT服务。在这种IT预算分配中，赋予用户选择权甚至是决策权。方法是：先把企业IT预算细分归类为明晰的服务内容目录，如局域网服务、ERP服务等，并精算出不同的服务质量级别对应着不同的预算，让用户自行选择相应的服务质量和相应预算的IT服务，这样IT预算和IT需求在用户面前实现了统一。

简单的说，这种IT预算分配就像是应用厂商做的报价一样。目的是要让用户知道他们业务需求的真实IT成本到底是多少，IT预算最终都是怎样支出和分摊的，使到用户能够明明白白的看到他们所分摊的每一分钱的使用情况，甚至在重大的投资上可让用户参与决策。而以前的IT预算分摊往往是垄断性行为，现在采用菜单式的选择服务，用户就有了知情权、选择权、决策权。从而很方便的实现了IT预算分配与用户分摊管理的和谐一致。

三. 选择合适的IT预算分配方案的策略

(1)选择合适的IT预算分配模式

IT预算要想科学的分配，就必须要对用户需求进行合理的引导。例如，对用户需求要区分公司级、跨部门、部门级和个人级需求，要以合理的成本回报率(ROI)来引导用户需求回归理性。因此，选择合适的IT预算分配模式是第一步。一个很有效的方式是把IT部门改“花钱部门”为提供“IT服务”的部门。使到IT预算分配方案能有受到业务部门接受的IT服务、可选服务和增值服务，也让IT成本能够合理有序的分摊到业务部门。

(2)IT预算分配应与业务紧密挂钩

CIO做预算分配时，眼光要穿透预算表上的数字，要把视线落在投资回报率(ROI)上。因为不体现投资回报率的IT预算分配很可能会带来严重的后果，就是IT预算分配会偏离了企业的业务需求发展，使到企业的复苏愿望落空。因此，CIO需要对IT需求的优先次序进行重新理解。在决定哪些IT预算应该被推进，而哪些IT预算应该被重新评估的时候，不要只从技术角度出发，否则容易造成顾此失彼的后果。而当从业务发展需要的角度来分配IT预算的优先次序时，一切就会变得有效率得多了。有效的方法可以是让业务部门先把需求提出来，然后IT部门再分配相应的IT预算来实现，最后还请业务部门作最后评估。因为只有紧随业务发展需要的IT预算分配，才是最有效的IT预算分配方案。

(3)IT预算分配要树立整体平衡观念

最后，CIO应要向各业务部门强调IT预算分配要树立整体平衡的观念。因为虽然全公司的IT预算是由各部门综合汇总而成的，但全公司整体的IT预算与各部门之间常常还是会出现非均衡性矛盾。原因是各部门之间会存在着优先、重要程度，从而导致全公司IT预算存在失衡。因此，CIO应该要根据企业发展战略和IT发展战略，确定各个IT需求的优先级别，并及时与业务部门和企业高层进行沟通，以权衡各个IT需求是否符合企业的发展方向。最后，应通过IT需求的ROI分析，明确各部门和企业的整体需求平衡，在基于节约开支的原则上进行IT预算收益和风险的评估，以找到企业最佳利益所在的分配方案。

总之，在IT预算分配中应要建立IT预算和IT需求平衡的分配原则，以保障IT预算和业务需求均可得到满足。例如，可从IT需求合理性、重要度、紧急度、预算受益部门分摊等几个方面进行合理分配。分配方案应要平衡无限的业务需求与有限的IT预算之间的矛盾。用一句通俗的话说：就是要实现用最少的钱，获得最大的效果，也就是我们经常所说的投资回报率(ROI)要最大化。

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