小微企业信息化采购多是熟人推荐

　　谈到一些信息化的细节问题，北京市航隆印刷有限公司(简称航隆印刷)负责人吴磊似乎并不是很清楚。但是作为一个精明的生意人，吴磊对于应该选择怎样的管理软件毫不含糊。在他看来，采购管理软件和采购其他任何东西一样，不能选择不可靠的产品。作为一条重要的经验，吴磊认为，朋友的介绍和推荐非常重要。航隆印刷选择用友旗下畅捷通信息技术股份有限公司(简称畅捷通)的T3-企管通，首先就是因为得到朋友的推荐。

　　当然，这只是吴磊选择管理软件的一个方面。吴磊的选择标准还包括：软件须是可靠品牌，有保障;管理软件作为日常业务运作工具，性能要稳定;软件功能要足以解决现实的管理问题;服务商能够让自己在应用时后顾无忧。

　　整合分离的厂办

　　创建于1995年的航隆印刷，是一家具有进出口资质的，集印刷品的设计、印刷、后期加工为一体的企业，拥有员工50多名。凭借成立以来一直坚持的质量第一和为用户服务的经营理念，以及印前、印刷、印后一体化服务的经营方式，航隆印刷深得用户好评。

　　航隆印刷在北京郊区有自己的印刷厂，但其办公地点却设在北京东城区：在郊区开设工厂能够节约成本，而在城区办公可以方便与客户进行沟通。但厂办分离给航隆印刷的管理带来一些困难——因为业务流程比较复杂，通过Excel表格手工传递信息，很容易造成信息的延迟或者错误，从而导致沟通不畅，工作难以协调。

　　“由于在印刷行业纸张规格、颜色等要求不同，价格就不同，所以不到真正拿到产品那一刻，没法确定产品的实际成本。”谈到印刷行业的流程特色，吴磊介绍说，“因此客户询价时我们报的只是大致的价格。实际订单价格是不一样的，而且这需要根据客户的实际要求进行调整。”有时候，如果产品生产出来后成本变动太大，还可能要再与客户协商价格。

　　这就带来了一系列问题：航隆印刷一直在追求零库存，由于缺乏有效的沟通工具，办公室无法实时了解印刷厂的库存，造成印刷厂等料现象偶有发生;有时某订单在生产过程中原材料用量有变动，却没有及时更新成本，前期预算形同虚设;还有时候，销售人员收到工厂发过来的费用追加信息时，费用已经发生……

　　面对以上种种问题，吴磊心里明白，必须建立一个能够协同印刷厂和办公室的信息平台，同时还可以借此提高工作效率。吴磊介绍，航隆印刷曾经采用过一些印刷行业的管理软件来辅助管理，但是那些软件只能解决印刷业务本身的管理问题，而不能解决厂办分离所带来的核心问题。为此，航隆印刷选择了畅捷通T3-企管通作为其信息化平台。

　　口碑非常重要

　　谈到为什么选择畅捷通T3-企管通，吴磊毫不犹豫地告诉记者，这是因为朋友的介绍。在他看来，朋友推荐是降低采购风险最有效的方法之一。

　　“口碑非常关键。现在我们采购东西，肯定不会随便下决定。如果朋友用得好，没有问题，我们肯定用一样的。”他解释说，“如果有些东西确实没有朋友介绍，我们才只好一步一步去试。”

　　当然，吴磊并不是盲目相信朋友介绍。他选择了畅捷通，还因为用友的品牌知名度较高。他认为管理软件作为一个管理工具，首先要保证性能稳定、可靠，所以有必要选择品牌排名靠前的厂商的产品。说起航隆印刷以往应用的管理软件产品，吴磊说，那些在印刷行业内的小品牌，不知道什么时候就可能消失，所以能有更好的选择肯定要用更好的。

　　除了品牌，吴磊认为，软件功能能否满足其管理需求也是必须考虑的。在购买软件之前，吴磊和畅捷通的经销商北京芯创一航科技有限公司(简称芯创一航)总经理李明进行了深入的沟通，详细分析哪些问题软件能够解决，哪些问题不能解决，并据此形成了适合航隆印刷自身特色的解决方案。

　　至于软件的实施，吴磊没有太多的记忆。在他印象中，员工先忙别的事去了，20分钟后芯创一航的工程师就把软件安装好了。而记者了解到的情况是，芯创一航的工程师经过了需求了解、业务流程梳理、需求测试、系统培训和系统上线等阶段，花了一个月时间完成了航隆印刷的软件实施。

　　制作神奇的“傻瓜书”

　　在芯创一航的帮助下，航隆印刷建立了一个以订单为主线的销售订单全程跟踪管理流程。新流程的建立，彻底改变了原来员工所熟悉的业务流程。

　　在软件上线之初，很多员工由于不熟悉新的业务流程和新的管理软件工具，业务办理效率低下。甚至有时一张单子的操作就花去两个小时，影响了业务的正常开展。于是，公司内部开始有了质疑软件的声音。

　　吴磊知道，这并不是软件本身的问题，而是输入错误等操作问题所导致的。为了解决这种问题，吴磊要求各个岗位的负责人根据所在岗位的软件操作特点编写本岗位的“傻瓜书”。编写完了以后，他还要求不同岗位之间相互检查对方的“傻瓜书”——如果对方看不明白，就要重新修改，直至大家都能看明白为止。

　　有了这些“傻瓜书”，各岗位员工在软件操作方面就有了参考，而不再发出“不好”的声音。

　　吴磊说，现在有了“傻瓜书”，公司要是有新员工进来，他也可以根据傻瓜书非常容易学会软件的操作。

　　让每个人都成为螺丝钉

　　如今，已经被顺利应用的畅捷通T3-企管通已经成为航隆印刷日常运营中的一个重要工具。和吴磊起初所期望的那样，软件的应用帮助他们形成了一个协同厂办的管理平台，日常工作效率大大提升。

　　首先，实现了厂办的协同作业。现在，航隆印刷的所有业务都在畅捷通T3-企管通平台上进行，各部门之间的数据实现共享。

　　其次，实现了对订单的实时掌控。相关人员可以通过系统随时掌控订单进展情况，从而保证了订单的及时、准确交货，实现了精准采购。

　　再次，实现了以订单为成本核算中心的管理控制。订单销售毛利的统计与分析是企业管理者最为关心的，系统可为管理者提供哪个订单为公司盈利最多，哪个客户为公司最优质的客户，为后续接单提供有效的数据参考。

　　最后，系统让企业管理者随时了解企业的运行状态。“我可以通过系统检验每个岗位员工的工作状态。经营企业，不能仅依靠员工的责任心，要让每个人都成为一个螺丝钉。”吴磊说，“现在有了这个系统以及相关的‘傻瓜书’，员工流动我也不怕了。”

　　问到当前系统还存在哪些不足，吴磊回答说，以前手工操作时，某个订单的所有信息都能体现在一张纸上，而现在这些数据需要从不同界面获取。一旁的李明忙解释说，这个功能通过T3-企管通的自定义功能就可实现，因为之前航隆印刷只用了通用功能，所以没有体现。

　　于是，吴磊开始非常详细地询问李明有关自定义功能的问题。看来，航隆印刷很快地就要充分利用自定义功能了。

　　记者手记

　　小微型企业更依赖于管理软件服务

　　说到软件服务，业界谈论的往往都是大中型企业的软件服务，而认为小微型企业的信息化需求简单，软件功能也相对简单，无需太多服务。事实并非如此。其中很重要的原因，是小微型企业缺乏专业的IT人员，更需要服务商提供非常细致的服务。这一点航隆印刷表现得非常明显。

　　首先，航隆印刷在选择软件和服务商时有着非常明确的要求，而对软件的实施却关注得很少。这从一个侧面说明，他们已经真正把软件当作工具，服务商向他们交付软件时，软件要像螺丝刀那样简单、易用。

　　其次，在提到自定义功能时，航隆印刷负责人吴磊反复强调，尽管他们知道软件有自定义功能，但是不敢自己尝试，害怕出问题，希望服务商芯创一航能与他们保持沟通，以发现什么有用的功能可以通过自定义功能来实现。

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