【独家】南京弓箭玻璃的“文印style”

　　弓箭玻璃器皿(南京)有限公司(下称“南京弓箭玻璃”)，是法国弓箭国际集团于1999年在中国成立的子公司。弓箭国际，是餐桌艺术领域的世界级领袖企业，同时也是全球玻璃、水晶制品行业的顶尖制造型企业。南京弓箭玻璃是法国弓箭在中国地区唯一的生产基地，拥有玻璃制造尖端技术，目前拥有员工千余名。

　　高效率、低成本一直是每个企业追求的方向，提升工作效率同时降低成本则成了提高盈利能力的关键。作为高度依赖办公文印设备的制造行业，文印系统的表现将直接影响到整个办公系统的成本支出。

　　文印管理之困

　　对此，南京弓箭玻璃进行了积极探索，很早就采用了“集中式文印管理方案”。然而仍有不少问题需更好的解决。在公司IT部门信息系统王经理看来，企业的文印管理面临着以下三个挑战。

　　1. 繁复的文印流程需进一步简化。作为一家顶尖的产品服务提供商，除了日常的办公外，整个采购、供应链环节的配送管理、检运管理、公司财务管理、物流管理等都会生成大量的打印、扫描、传输的需求，给文印系统带来了很大的挑战。

　　“以法律文件的电子存档为例，原来利用单一功能的设备如打印机、扫描仪时，财务室的职员需要先把一份法律文件通过扫描仪传送到个人电脑，再通过个人电脑进行编辑，最后发送到公司的文件服务器上。这个流程中所有的操作、修改工作都体现在PC端。职员们需要奔走在多种不同的设备之间，工作效率必然大打折扣。再者，每天的订单多，财务监控工作量非常大。我们必须缩短财务审批流程，才能降低资金占用，提高资金使用效率。”

　　2. 公司面临文印安全的挑战。“集中打印方式确实会大大降低管理及办公成本，但也会带来一个问题——能否保证文档的安全性。因为有些敏感数据如果直接通过集中打印输出，很容易由于种种管理原因，增加数据或内容安全方面的风险，尤其是每天产生的大量订单及相应的采购合同是公司最重要的资料和数据。因此，文印安全对公司的运营至关重要。”王经理说，以往各部门出于设备局限性和安全性的考虑，会在每个办公室配备一台打印机、传真机和复印机，但这又显然发挥不了“集中式文印”带来的成本节省优势。

　　3. 成本控制仍有改善空间。南京弓箭玻璃在实施信息化之初，曾配备过六十多台打印设备供多个部门使用。王经理描述，当时每天都需要派人来回巡视，一个结点出现问题，整个系统都要受到影响。管理整个文印系统耗费的时间、精力及人力成本经常让他头疼不已。引入传统的集中文印设备之后，设备数量锐减到十多台。但这并非表示成本控制已经没有了改进的需要。

　　“一体化”文印革命

　　为了应对这些挑战，南京弓箭玻璃去年引进了一个新的流程化文档管理方案。王经理认为，采用该方案之后，公司的工作流程较以往有了相当大的改变。它帮助公司真正架起了一个纸张与数字化工作流程之间的桥梁，大大简化了工作流程。

　　据悉，在引入流程化文档管理方案后，同样是法律文件的电子存档工作：虽然财务室的职员还是跟以往一样将相关文件通过打印机进行扫描，但工作人员现在可以在扫描完成后直接发送到专门的文件服务器进行分类存档或者通过邮件发送给上级领导进入审批流程。而且，这些过程并不需要PC端的参与，不同级别的工作人员可以根据自己的用户权限上传资料。

　　此外，这个方案还拥有“内容保留”的功能。它不是简单的数据存储，而是利用其内置的字符识别系统，配合公司的文档管理系统，像图书馆一样，把文档有序地索引分类，形成最便于查阅的留存模式。“比如年底，财务部要管理大量报表，销售部要经手很多合同，生产部门要面对无数订单。这些过去都要人工分类，或用业务系统的数据库分类，相当繁琐。现在打印机在完成扫描、复印的同时，数字文档就可以分门别类地自动存放到指定的网络文件夹里。每个部门都可以在权限内，马上调用自己需要的文档。”

　　而公司在文印安全防护方面的担忧也因此逐渐消退。放置其中一台设备在办公区域内，不同级别的工作人员根据自己设定的打印密码，在设备上直接操作打印。不用担心涉密文件被打印后弃之不顾，而且工作人员可即时将扫描所获得的文件直接传送到专门的文件服务器，减少了中间流程，保证文件的完整性。此外，这个方案还支持LDAP这样的嵌入式用户身份验证，能通过硬件集成接口，搭载其他安全解决方案，比如QR码验证技术。王经理笑着谈到：“在我们公司，每个员工都会在手机上下载一个专用APP，只有在需要时对着一体机上的QR码一扫，才能打印个人权限下的文档。这避免了员工忘拿机密打印件的风险，又不会造成跨部门、跨级别的内部泄密。”
(本文不涉密)
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